Doręczanie pracownikom rozkładów czasu pracy, nie w każdym przypadku

W firmie obowiązuje system podstawowy, praca odbywa się na dwie, trwające tydzień, zmiany (6⁰⁰-14⁰⁰ i 14⁰⁰-22⁰⁰), a dniami wolnymi od pracy są soboty. Czy jesteśmy obowiązani cyklicznie przygotowywać i doręczać pracownikom harmonogramy?

Jeżeli rozkład czasu pracy wynika z wewnętrznego aktu normatywnego albo z obwieszczenia o czasie pracy, to nie.

Z nielicznymi wyjątkami stosowane w zakładzie systemy i rozkłady czasu pracy powinny być wprowadzane w drodze postanowień układów zbiorowych, regulaminów pracy albo poprzez obwieszczenie (art. 150 § 1 K.p.). To ostatnie stosowane jest przez tzw. małych pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy, jak też nie mają obowiązku wprowadzania regulaminu pracy (zatrudniają poniżej 50 pracowników). Istnieją też wyjątki. Przykładowo zastosowanie do pracowników skróconego bądź weekendowego systemu czasu pracy wymaga zamieszczenia odpowiedniego postanowienia w umowie o pracę. Szczególne wymogi formalne są też przewidziane w przypadku systemu przerywanego czasu pracy oraz rozkładu ruchomego. Pierwszy z wymienionych wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. W przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, system przerywanego czasu pracy może być stosowany na podstawie umowy o pracę.

Z kolei wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy powinno nastąpić na podstawie:

układu zbiorowego pracy lub porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a K.p., albo
porozumienia zawartego z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe).

Ten rozkład można też wprowadzić w trybie indywidualnym - na pisemny wniosek pracownika.

Pojęcie systemu i rozkładu czasu pracy nie jest tożsame. System jest pojęciem szerszym, zawierającym ogólne wytyczne w zakresie planowania pracy, choć czasem (gdy jest powtarzalny), jednocześnie jest rozkładem. Rozkład precyzuje plan pracy, w tym w zakresie konkretnych dni oraz godzin pracy względem grup (zespołów, brygad), choć czasem także pojedynczych pracowników. Praktyka wypracowała natomiast jeszcze jeden, najniższy poziom planu pracy, tzw. harmonogram (wykres obrazujący kolejność i czas trwania poszczególnych etapów - por. Słownik Języka Polskiego PWN, praca zbiorowa pod red. E. Sobol, Warszawa 2008, str. 256), który jest zazwyczaj zindywidualizowanym rozkładem czasu pracy.

Obowiązek tworzenia rozkładu oraz zasady jego udostępniania określa art. 129 § 3 K.p. Zgodnie z tym przepisem, rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony. Nie zawsze jest to jednak konieczne.

Ważne: Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli m.in. wynika on z prawa pracy, obwieszczenia o czasie pracy albo z umowy o pracę (art. 129 § 4 K.p.).

Przez prawo pracy należy tu rozumieć nie tylko przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, lecz również postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 9 § 1 K.p.).

Z powyższego wynika, że jeżeli plan pracy pracownika jest mu znany (z treści aktów wewnętrznych lub z umowy o pracę) i ma charakter powtarzalny (nie zmienia się), pracodawca nie ma obowiązku comiesięcznego ponawiania o nim informacji. Tak jest w przypadku opisanym w pytaniu. Stosowany system jest jednocześnie planem pracy, a jedyny element ruchomy - pora wykonywania pracy - ma stały, ustalony z góry rytm.

Przykład

Pracodawca, który prowadzi działalność gospodarczą od kilkunastu lat, wobec poprawy koniunktury postanowił podwyższyć stan zatrudnienia oraz wprowadzić dwuzmianowość produkcji, tak aby maszyny i urządzenia były wykorzystywane przez cały dzień. Pracowników podzielił na dwie grupy (A i B), o czym ich poinformował, a następnie wydał nowe obwieszczenie o czasie pracy o następującej treści: "W zakładzie obowiązuje system podstawowy czasu pracy. Praca jest wykonywana od poniedziałku do piątku, przez:

pracowników administracji: od 700 do 1500,
pracowników produkcji: od 600 do 1400 i od 1400 do 2200.

Zmiana pory wykonywania pracy przez pracowników produkcyjnych będzie następowała z częstotliwością tygodniową.

Przedmiotowa organizacja pracy wchodzi w życie od 30 kwietnia 2018 r. W pierwszym tygodniu obowiązywania brygada A pracuje od 600 do 1400, a brygada B od 1400 do 2200.".

Pracodawca nie musi sporządzać indywidualnych rozkładów czasu pracy.

Zwracamy uwagę! System podstawowy nie został wyodrębniony w przepisach Kodeksu pracy i oznacza stosowanie - bez modyfikacji - norm kodeksowych (8-godz. dobowej i przeciętnej 40-godz. tygodniowej) albo norm wynikających z przepisów odrębnych, obejmujących niektóre grupy szczególne (np. biały personel podmiotu leczniczego).