Gazeta Podatkowa nr 94 (1656) z dnia 25.11.2019

Ustalanie grafików i okresów rozliczeniowych

Wykonywanie pracy w danym zakładzie odbywa się w ramach okresu rozliczeniowego i zgodnie z grafikami obowiązującymi w tym okresie. W wielu przypadkach, z uwagi na stały rytm wykonywania pracy, przygotowanie grafików nie jest potrzebne, jednak w bardziej elastycznych systemach czasu jest to koniecznością. Opracowanie grafiku musi nastąpić z pewnym wyprzedzeniem czasowym, podobnie jak wdrożenie dłuższego okresu rozliczeniowego.

Harmonogram nie zawsze potrzebny

Narzędziem przydatnym do organizowania procesu pracy są harmonogramy, zwane też grafikami. W praktyce kadrowej są one często stosowane, co nie oznacza, że pracodawca ma obowiązek ich sporządzania w każdym przypadku. Jak stanowi art. 129 § 4 K.p., nie jest to konieczne, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, z obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę,
   
• praca wykonywana jest w systemie zadaniowym,
   
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

Harmonogramy czasu pracy nie są więc potrzebne m.in. przy rozkładzie czasu pracy, w którym dni i godziny robocze są z góry wiadome i zasadniczo niezmienne. Taki "sztywny" grafik powinien być jednak z góry określony w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu wydawanym na podstawie art. 150 K.p. oraz przekazany do wiadomości pracownikom.

Bardziej elastyczne rozkłady i systemy czasu pracy, do których należy m.in. system równoważny, wymaga już utworzenia grafiku. Wymóg ten dotyczy również pracownika niepełnoetatowego (bez względu na stosowany wobec niego system czasu pracy), jeżeli jego rozkład czasu pracy przewiduje pracę tylko w niektóre dni tygodnia lub/i różną liczbę godzin pracy w danym dniu. Harmonogramy czasu pracy muszą być przygotowane na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczą. W żadnym przypadku nie mogą one przekroczyć ram czasowych danego okresu rozliczeniowego, a przedział czasu, na który są przygotowywane, musi obejmować co najmniej 1 miesiąc (z wyjątkiem krótszych rozkładów ustalonych w przepisach odrębnych).

Okres rozliczeniowy w zależności od systemu

Okres rozliczeniowy to określony przez pracodawcę przedział czasu, w granicach którego ustalany jest wymiar i rozkład czasu pracy. Z upływem okresu rozliczeniowego pracodawca dokonuje rozliczenia faktycznie wykonanej pracy, zwłaszcza pracy nadliczbowej. Przepisy prawa pracy przewidują stosowanie okresów rozliczeniowych różnej długości, w zależności od systemu czasu pracy, w jakim są zatrudnieni pracownicy.

W przypadku pracowników zatrudnionych w normach podstawowych, wynoszących zasadniczo 8 godzin pracy na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, zazwyczaj stosowany jest standardowy okres rozliczeniowy, nieprzekraczający 4 miesięcy (art. 129 K.p.). Kodeks pracy wprowadza też krótsze okresy - jednomiesięczne, a nawet czterotygodniowe. Jednomiesięczne okresy rozliczeniowe obowiązują w systemie skróconego tygodnia pracy, w tzw. weekendowym systemie czasu pracy oraz (z pewnymi wyjątkami) w równoważnym systemie czasu pracy. Czterotygodniowy okres rozliczeniowy stosowany jest natomiast w ruchu ciągłym (art. 138 § 1 K.p.). Wybór danego okresu rozliczeniowego generalnie zależy od pracodawcy, który musi mieć jednak na uwadze przepisy przyporządkowujące okresy o określonej długości do danego systemu czasu pracy.

Roczny okres wymaga porozumienia

Niezależnie od stosowanych przez pracodawcę systemów i rozkładów czasu pracy możliwe jest wprowadzenie nawet rocznego okresu rozliczeniowego, o ile jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi bądź dotyczącymi organizacji pracy.

Wdrożenie tak długiego okresu rozliczeniowego wymaga jednak dopełnienia szczególnych formalności. Jak stanowi art. 129 § 2 K.p., przedłużenie okresu rozliczeniowego następuje na podstawie:

• zapisu w układzie zbiorowym pracy lub, w razie jego braku, w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi albo
   
• porozumienia zawieranego z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (patrz ramka).

W razie zawarcia porozumienia o wprowadzeniu rocznego okresu rozliczeniowego pracodawca ma obowiązek przekazać kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.). Biorąc pod uwagę przytoczone regulacje, prace nad wprowadzeniem rocznego okresu rozliczeniowego obejmującego 2020 r. warto zacząć z dużym wyprzedzeniem czasowym, tak aby zdążyć z dopełnieniem formalności przed końcem bieżącego roku.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)