Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 5 (527) z dnia 1.03.2021

Wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy na wniosek pracownika

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy wystąpił z wnioskiem o indywidualny rozkład czasu pracy. Zamierzamy wyrazić zgodę. Na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Systemy i rozkłady czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 K.p.). W przypadku gdy regulamin nie występuje, a obwieszczenie nie precyzuje rozkładu, można go wskazać w umowie o pracę, a jeśli i tam nie został określony, pracodawca co do zasady ma obowiązek sporządzać rozkład - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres rozliczeniowy albo na co najmniej 1 miesiąc oraz przekazywać go zainteresowanemu z minimum tygodniowym wyprzedzeniem (art. 129 § 3 i § 4 pkt 1 K.p.). Możliwa jest jednak zmiana rozkładu czasu pracy na potrzeby konkretnego pracownika na podstawie jego indywidualnego wniosku, zgodnie z art. 142 K.p. Przepis stawia wymóg pisemności takiego wniosku i jeden warunek formalny, aby nowo wprowadzany rozkład był zgodny z wymaganiami dotyczącymi danego systemu czasu pracy. Ustalenie rozkładu indywidualnego zwalnia z cyklicznego przekazywania dokumentu (art. 129 § 4 pkt 4 K.p.).

Indywidualny rozkład czasu pracy najczęściej polega na zmianie godzin pracy pracownika, aby dostosować czas pracy do jego prywatnych potrzeb i zapewnić tzw. work-life-balance. Możliwa jest również zmiana dni pracy, a także wprowadzenie na indywidualny wniosek tzw. ruchomego czasu pracy, w którym rozpoczyna się pracę w określonym przedziale godzinowym (np. 7⁰⁰-9⁰⁰), gdyż art. 150 § 5 K.p. pozwala na jego wprowadzenie na podstawie pisemnego wniosku pracownika, co może być niezależne od stosowania takich rozkładów czasu pracy przez pracodawcę.

Pracownicy 3-osobowego działu pracują w systemie podstawowym w sztywnym rozkładzie czasu pracy, tj. od poniedziałku do piątku, od 9⁰⁰ do 17⁰⁰. Jeden z pracowników chciałby pracować w niektórych tygodniach w soboty, mając zaplanowany inny dzień wolny w tygodniu, dlatego złożył wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy. Pracodawca wyraził zgodę na pracę w 2 soboty w miesiącu na podstawie przedstawianego przed jego rozpoczęciem planu pracy na cały kolejny miesiąc.

Wprowadzając indywidualny rozkład czasu pracy należy pamiętać, aby przyjęte rozwiązanie organizacyjne mieściło się w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Powyższy wymóg oznacza, że rozkład wprowadzony na podstawie wniosku pracownika nie może spowodować w praktyce zmiany systemu czasu pracy.

Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym, pracuje od poniedziałku do piątku, od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. Ostatnio złożył on pracodawcy wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy polegający na jej świadczeniu od poniedziałku do czwartku po 9 godzin, czyli od 7⁰⁰ do 16⁰⁰ i w piątki od 8⁰⁰ do 12⁰⁰. Pracodawca nie może wyrazić zgody na wprowadzenie proponowanego przez pracownika indywidualnego rozkładu, gdyż praca przez 9 godzin na dobę jest niedopuszczalna w systemie podstawowego czasu pracy, a więc taki rozkład nie mieści się w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Zgoda na wnioskowany rozkład czasu pracy wymagałaby zastosowania równoważnego czasu pracy, a więc nie można takich rozwiązań wprowadzić na podstawie wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy.

Drugim aspektem, jaki powinno się wziąć pod uwagę przy ocenie wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy jest zgodność przyjętego rozwiązania ze wszystkimi przepisami o czasie pracy. Nie wolno więc przykładowo wdrożyć rozkładu czasu pracy, w którym praca w poniedziałek naruszałaby definicję niedzieli przyjętą przez pracodawcę, czy też dochodziłoby do planowanego naruszania normy dobowej, czy zasady co 4-tej niedzieli wolnej od pracy.

Zwracamy uwagę! Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy nie jest wiążący dla pracodawcy. Podejmując decyzję co do jego zaakceptowania powinien rozważyć, czy zmiana godzin lub dni pracy ma znaczenie dla funkcjonowania całej organizacji i wykonywania zadań przez tego pracownika. Wyjątek dotyczy rodzica dziecka niepełnosprawnego, spełniającego wymagania z art. 142¹ K.p., gdyż wtedy wniosek jest co do zasady wiążący, a jego odmowa musi zostać uzasadniona ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. O przyczynie takiej odmowy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Należy również pamiętać, że pisemny wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy nie jest już od 1 stycznia 2019 r. przechowywany w aktach osobowych w części B, gdyż stał się elementem dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, co wynika wprost z § 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).