Ruchomy czas pracy

1. Zasady ogólne stosowania ruchomego czasu pracy

Kodeks pracy nie definiuje ruchomego czasu pracy, ani nie wymienia tej organizacji z nazwy. Określenie to wypracowała praktyka. Daje on możliwość stosunkowo elastycznego kształtowania rozkładów czasu pracy (przez co nazywany jest niekiedy zamiennie elastycznym czasem pracy) bez narażania się przez pracodawcę na wyższe koszty pracy (np. z powodu powstałych nadgodzin).

W myśl art. 140¹ § 1-3 K.p., rozkład czasu pracy może przewidywać:

różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy albo
przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Jedynym zastrzeżeniem są odpoczynki dobowy i tygodniowy, których rozkład nie może naruszyć. Pracownikowi, co do zasady, przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku tzw. dobowego oraz w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tzw. tygodniowego, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

W świetle powyższego, ruchomy czas pracy stanowi: "(...) wyznacznik - element rozkładu czasu pracy przewidujący specyficzne określenie godzin rozpoczynania i kończenia pracy przez pracowników, tj. uszczegóławiający ten rozkład. (...)" (por. B. Bury, Służba Pracownicza nr 7/2014, str. 13-16). Przy zachowaniu obowiązujących odpoczynków jest on dopuszczalny niezależnie od stosowanego systemu (podstawowy, równoważny, przerywany itd.).

Zwracamy uwagę! Stosownie do art. 140¹ § 4 K.p., w przypadku zastosowania organizacji ruchomej ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Co istotne, przepis ten nie modyfikuje definicji doby ani definicji pracy nadliczbowej, wprowadzając jedynie wyjątek od konsekwencji naruszenia normy dobowej. W myśl art. 128 § 3 pkt 1 K.p., przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (przykładowo, jeżeli pracownik rozpoczął pracę w poniedziałek o 8⁰⁰, to doba kończy się we wtorek o 8⁰⁰, a ewentualne przekroczenia bada się w zakresie tych 24 godzin).

2. Wprowadzenie ruchomego czasu pracy

Ruchomy czas pracy może być wprowadzony z inicjatywy pracodawcy i wówczas zazwyczaj ma wymiar ogólnozakładowy, bądź obejmuje niektóre wydziały, działy, komórki organizacyjne albo nawet pojedynczych pracowników. Może być on stosowany także na wniosek pracownika i wtedy ma charakter indywidualny (art. 150 § 3 i 5 K.p.).

2.1. Ruchomy czas pracy z inicjatywy pracodawcy

Ruchomy czas pracy ustala się:

w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a K.p., albo
w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Instytucja przedstawicieli pracowników jest dobrze znana prawu pracy, które jednak nie określa trybu jej wyboru, a ponadto różnie statuuje, przesądzając jednocześnie o składzie osobowym. Generalnie należy przyjąć, że przedstawiciele pracowników (niekiedy przedstawicielstwo lub przedstawiciel pracowników) wyłaniani są u pracodawcy, gdy nie występują związki zawodowe, a ich zadaniem jest reprezentowanie pozostałych zatrudnionych w sytuacjach określonych w przepisach prawa.

Wyłaniania przedstawicieli pracowników dokonuje się w sposób przyjęty w zakładzie pracy, który powinien charakteryzować się neutralnością. Udział pracodawcy w tym procesie powinien być ograniczony do kwestii organizacyjno-technicznych, co pozwoli na w pełni autonomiczny wybór reprezentantów pracowników.

Przykład

Pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa, w niektórych działach zamierza wprowadzić ruchomy czas pracy, w różnych wariantach docelowych. W tej sprawie zawarł z przedstawicielami pracowników następujące porozumienie:

Porozumienie z 30 sierpnia 2016 r.

zawarte pomiędzy:

Zakładem Produkcji Okien COSMO Spółka z o.o. w Krakowie, ul. Piłsudskiego 100, reprezentowanym przez Prezesa Zarządu - Jana Kaczmarka oraz

przedstawicielami pracowników: Anną Kowal, Karolem Wolskim, Andrzejem Zacharskim.

1. Na podstawie art. 150 § 3 pkt 2 K.p. oraz art. 140¹ K.p. strony zgodnie postanawiają, że od 1 października 2016 r.:

a) rozkład czasu pracy pracowników Działu Obsługi Klienta, objętych system równoważnego czasu pracy, może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach dla pracowników roboczych - szczegółowe rozkłady czasu pracy są sporządzane na okresy miesięczne i doręczane zainteresowanym na tydzień wcześniej,

b) pracownicy administracyjno-biurowi, za wyjątkiem wymienionych w pkt a), objęci systemem podstawowym i wykonujący pracę od poniedziałku do piątku, rozpoczynają pracę od 7⁰⁰ do 9⁰⁰, a kończą po upływie liczby godzin obowiązującego dobowego wymiaru czasu pracy.

2. Wykonywanie pracy zgodnie z rozkładem, o którym mowa w pkt 1 nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, jednak nie może naruszać odpoczynków dobowego i tygodniowego.

3. W sprawach nieuregulowanych w porozumieniu stosuje się przepisy Kodeksu pracy.

Przedstawiciele pracowników
Anna Kowal, Karol Wolski, Andrzej Zacharski

Prezes Zarządu
Jan Kaczmarek

2.2. Ruchomy czas pracy na wniosek pracownika

W indywidualnych przypadkach pracodawca nie musi negocjować wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Wprowadza się ją bowiem na pisemny wniosek zainteresowanego. Pismo w tej sprawie nie wymaga uzasadnienia, jednak warto by je zawierało, gdyż nie jest dla pracodawcy wiążące. Odpowiednie umotywowanie wniosku może być pomocne w uzyskaniu zgody.

Poniżej prezentujemy przykładowy wzór wniosku pracownika w tej sprawie.

Joanna Rybakowska ul. Wawelska 5/110 31-619 Kraków	Kraków, 30 sierpnia 2016 r.
	SANIT Sp. z o.o. ul. Pocztowa 130 30-608 Kraków
Wniosek o zastosowanie ruchomej organizacji czasu pracy Zwracam się z prośbą o umożliwienie mi rozpoczynania pracy w przedziale czasowym od 7⁰⁰ do 8³⁰. Nadmieniam, że jestem jedynym opiekunem dzieci w wieku 5 i 7 lat i taka organizacja czasu pracy pozwoli mi na ich codzienne odprowadzanie do przedszkola i szkoły oraz uniknięcie ewentualnych spóźnień do pracy.
	Joanna Rybakowska

Zwracamy uwagę! Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy, jeżeli na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy czas pracy (art. 129 § 4 pkt 3 K.p.).

3. Rozliczanie ruchomego czasu pracy w praktyce

Wdrożenie ruchomego czasu pracy prowadzi do zróżnicowania godziny rozpoczynania pracy, co jednak nie prowadzi do powstania nadgodzin. Pracodawca może całkowicie zrezygnować ze wskazania tej godziny, pozostawiając ją do wyboru pracownika w zakreślonym przedziale czasowym, bądź określić ją w rozkładzie w dowolny sposób, pamiętając jedynie o przysługującym pracownikowi odpoczynku dobowym i tygodniowym. Jak już wspominaliśmy na wstępie w rozkładach czasu pracy przewidujących ruchomy czas pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Przykład

U pracodawcy obowiązuje system podstawowy od poniedziałku do piątku oraz ruchomy czas pracy w formie przedziału godzin, w którym pracownicy mogą rozpocząć pracę:

w poniedziałek od 7⁰⁰ do 9⁰⁰,
we wtorek od 7⁰⁰ do 10⁰⁰,
od środy do piątku od 6⁰⁰ do 8⁰⁰.

Ponieważ nie istnieje ryzyko naruszenia odpoczynku dobowego (nawet w przypadku najbardziej skrajnym - podjęcia pracy o najpóźniejszej z możliwych godzin - we wtorek o 10⁰⁰ oraz przybycia o najwcześniejszej - w środę 6⁰⁰), wariant ten należy uznać za dopuszczalny.

Przykład

Pracodawca branży gastronomicznej stosuje system równoważny w wariancie podstawowym w połączeniu z ruchomym czasem pracy.

Obsługa kelnerska pracuje: w poniedziałki od 18⁰⁰ do 23⁰⁰, we wtorki, środy i czwartki od 17⁰⁰ do 24⁰⁰, w piątki, soboty i niedziele od 15⁰⁰ do 2⁰⁰, z modyfikacjami względem poszczególnych pracowników, prowadzącymi do zapewnienia każdemu z nich przeciętnie 40-godzinnego i przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, z zachowaniem godzin rozpoczynania pracy. Nie narusza to obowiązujących przepisów prawa.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Wprowadzenie ruchomej organizacji czasu pracy nie wyklucza jednak powstania nadgodzin w razie pracy pozarozkładowej. Stwierdza się je, porównując pracę wykonaną z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Jak wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie, które zostało udostępnione naszej redakcji 20 listopada 2013 r.: "(...) jeżeli pracodawca poleci pracownikowi wykonywanie pracy przed rozpoczęciem przez pracownika pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy, ocena, czy doszło do pracy nadliczbowej w rozumieniu art. 151 Kodeksu pracy i czy praca ta była wynikiem przekroczenia normy dobowej czy przeciętnej normy tygodniowej powinna być dokonywana z uwzględnieniem definicji doby pracowniczej.

W opinii Departamentu, jeżeli praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który objęty jest dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Jeżeli natomiast praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (bowiem upłynęły już 24 godziny od rozpoczęcia przez pracownika pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w poprzednim dniu kalendarzowym), to praca taka powinna być, zdaniem Departamentu Prawa Pracy, zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. (...)".

Przykład

Pracodawca stosuje system podstawowy od poniedziałku do piątku. W dziale obsługi interesanta wprowadził ruchomy rozkład czasu pracy, w którym planowane są różne godziny rozpoczynania pracy.

Z uwagi na wzrost absencji chorobowych, dwóch pracowników (A i B), którzy w poniedziałek pracowali odpowiednio od 8⁰⁰ do 16⁰⁰ i od 10⁰⁰ do 18⁰⁰, a we wtorek zgodnie z rozkładem mieli pracować od 9⁰⁰ do 17⁰⁰, zostało wezwanych do stawienia się w pracy o 8⁰⁰. Dla pracownika A pierwsza - pozarozkładowa - godzina pracy była godziną nadliczbową z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej (opłacana dodatkiem w wysokości 100%), bowiem poprzednia doba, biorąc pod uwagę godzinę rozpoczęcia pracy w poniedziałek, już upłynęła, natomiast dla pracownika B godzina pozarozkładowa stanowi nadgodzinę dobową, opłacaną 50% dodatkiem (poprzednia doba jeszcze nie upłynęła).