Gazeta Podatkowa nr 73 (801) z dnia 12.09.2011

Grafik czasu pracy zgodnie z kodeksowymi zasadami

O tym, w jakim systemie i rozkładzie pracownik wykonuje pracę, decyduje pracodawca. Zasadniczo, jeżeli jest to inny system niż podstawowy, obliguje to pracodawcę do sporządzenia indywidualnie dla każdego zatrudnionego harmonogramu czasu pracy na dany okres rozliczeniowy. Przy czym określa się w nim sposób rozłożenia czasu pracy, wskazując dni oraz godziny rozpoczynania i kończenia pracy oraz uwzględniając regulacje dotyczące czasu pracy.

Ustalanie rozkładu czasu pracy

Indywidualne rozkłady czasu pracy nie są wymagane, gdy pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym świadczą pracę w stałych dniach i godzinach pracy np. od poniedziałku do piątku w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. Wykonują oni wtedy pracę w tzw. stałym rozkładzie czasu pracy. Gdyby jednak zatrudnieni w systemie podstawowym świadczyli pracę zmianową, to rodziłoby to obowiązek sporządzenia dla nich rozkładów czasu pracy. W innych rodzajach systemów czasu pracy, jak np. w systemie równoważnym, w ruchu ciągłym, w systemie przerywanym czy weekendowym oraz przy pracy zmianowej, niezbędne jest ustalanie harmonogramów czasu pracy.

Rozkłady czasu pracy na dany okres rozliczeniowy sporządza się w oparciu o obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, ustalony zgodnie z art. 130 K.p. Po jego obliczeniu pracodawca "rozkłada" wymiar czasu pracy na poszczególne dni i godziny, wyznaczając dni pracy. Przy czym czynnikami, które pracodawca musi uwzględnić sporządzając rozkład czasu pracy, są:

• obowiązujące pracownika normy czasu pracy,
   
• zapewnienie odpoczynków dobowego i tygodniowego,
   
• zastosowanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
   
• wskazanie dni pracy oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
   
• wolne niedziele i święta,
   
• w razie dozwolonej pracy w niedziele co najmniej raz na 4 tygodnie niedziela wolna od pracy.

Harmonogram czasu pracy

Harmonogram czasu pracy, inaczej zwany grafikiem, odzwierciedla rozkład czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Może być sporządzony indywidualnie dla danego pracownika lub dla grupy pracowników. W przypadku zmiennych rozkładów czasu pracy, pracodawca przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego sporządza dla jednego lub grupy zatrudnionych harmonogram i przekazuje go pracownikom. Informuje w nim o dniach pracy, godzinach rozpoczynania i kończenia pracy, pracy na poszczególnych zmianach, a także dniach wolnych od pracy. Sporządzony na dany okres rozliczeniowy harmonogram czasu pracy podaje się do wiadomości pracownika przed rozpoczęciem tego okresu.

Grafik pracy obejmuje ustalony okres rozliczeniowy i przypadający na niego wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika do przepracowania. Przy czym liczba dni i godzin pracy musi odpowiadać wymiarowi czasu pracy obowiązującemu w danym okresie rozliczeniowym, a nie wykraczać poza niego.

Zasadniczo sporządzony harmonogram na dany okres rozliczeniowy nie powinien być zmieniany. Zmian można dokonywać tylko w wyjątkowych sytuacjach, takich jak np. choroba pracownika albo urlop na żądanie bądź udzielanie dni wolnych za nieplanowaną pracę w niedzielę czy święto.

Grafik dla zatrudnionego w systemie równoważnym

W równoważnym systemie czasu pracy istnieje możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12, 16 lub 24 godzin. Praca w przedłużonym wymiarze równoważona jest krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

System równoważny czasu pracy pozwala na lepsze dostosowanie czasu pracy do organizacji pracy w zakładzie. Jednakże, tak jak i w innych systemach czasu pracy, także w systemie równoważnym pracownika obowiązuje wymiar czasu pracy taki, jak zatrudnionego w systemie podstawowym. Ponadto, jeżeli praca w systemie równoważnym obejmuje pracę w niedziele i święta, należy zapewnić odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy. Nie może ona być mniejsza niż suma niedziel, świąt oraz dni wolnych wynikających z 5-dniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym (art. 147 K.p.).

Pracodawca ustalając rozkład czasu pracy pracownikowi zatrudnionemu w równoważnym systemie czasu pracy, ma obowiązek zapewnić pracownikowi nieprzerwany odpoczynek dobowy i tygodniowy. Odpoczynek dobowy zasadniczo wynosi 11 godzin, a tygodniowy 35 godzin. Jedynie w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę odpoczynek tygodniowy nie może być krótszy niż 24 godziny. Pracownik zatrudniony w systemie równoważnym, który wykonuje pracę w niedziele, powinien korzystać co najmniej raz na cztery tygodnie z niedzieli wolnej od pracy (art. 151¹² K.p.).

Przykład Pracownik wykonuje pracę recepcjonisty w hotelu w systemie równoważnym, z miesięcznym okresem rozliczeniowym. Jego dniówka robocza czasami trwa 8 godzin, a czasami jest przedłużona do 12 godzin, ponadto pracownik wykonuje pracę w niedziele i święta. Przykładowy harmonogram pracy na październik 2011 r. obejmujący wymiar czasu wynoszący 168 godzin, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, może wyglądać następująco: Pracodawca zaplanował dla pracownika 16 dni pracy, w tym 10 dni pracy 12-godzinnej oraz 6 dni pracy 8-godzinnej. Zapewnił odpoczynki dobowe i tygodniowe oraz co najmniej raz na 4 tygodnie niedzielę wolną od pracy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)