Gazeta Podatkowa nr 34 (1388) z dnia 27.04.2017

Sporządzanie i przekazywanie rozkładów czasu pracy

Pracownikom, którzy wykonują pracę na różnych zmianach albo w różnych godzinach, przy zmiennym dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, pracodawca jest obowiązany sporządzać rozkłady czasu pracy. Powinni oni bowiem z pewnym wyprzedzeniem wiedzieć, jak w danym miesiącu będzie kształtował się ich czas pracy. Rozkład czasu pracy nie musi jednak od razu być ustalony na cały okres rozliczeniowy (dłuższy niż miesięczny).

Sporządzanie i ustalanie rozkładów

Wykonywanie pracy przez pracowników odbywa się w ramach obowiązującego ich wymiaru czasu pracy. Przy czym przy planowaniu pracy pracodawca ma obowiązek uwzględnić określone w przepisach normy czasu pracy, zapewnić m.in. odpoczynki dobowe i tygodniowe oraz zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wszystkie informacje o dniach i godzinach pracy oraz dniach wolnych powinien zawierać rozkład czasu pracy.

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc (art. 129 § 3 K.p.). Przepisy z zakresu czasu pracy dopuszczają okresy rozliczeniowe różnej długości. Często stosowane są 4-miesięczne lub 3-miesięczne okresy rozliczeniowe. W niektórych systemach obowiązują jednak ograniczenia do 1 miesiąca. Natomiast w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, okres rozliczeniowy może być przedłużony nawet do 12 miesięcy (art. 129 § 2 K.p.). Ustawodawca przewiduje jednak, że w dłuższych okresach rozliczeniowych rozkłady czasu pracy muszą być sporządzane na co najmniej 1 miesiąc, a nie na cały np. 12-miesięczny okres rozliczeniowy.

Pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on sporządzony.

Ustalanie rozkładów

Rozkład czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 K.p.).

Natomiast jeżeli chodzi o ruchomy rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ K.p., to ustala się go:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a K.p., albo
   
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Ponadto ruchomy rozkład czasu pracy może być stosowany na pisemny wniosek pracownika, niezależnie od ustalenia go przez pracodawcę w trybie art. 150 § 3 K.p. (art. 150 § 5 K.p.).

Kiedy nie trzeba sporządzać rozkładu?

Pracodawca nie sporządza rozkładu czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy wynika z prawa pracy, z obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę,
   
• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 § 1 K.p. (system zadaniowy); w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
   
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy,
   
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy (art. 129 § 4 K.p.).

Rozkładem czasu pracy, który wynika wprost z obowiązujących przepisów, jest organizacja pracy w tzw. systemie podstawowym. Pracownicy wykonują w nim pracę przez 5 dni w tygodniu, przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej oraz przeciętnie 40-godzinnej normy tygodniowej w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w tej organizacji przeważnie jest sobota. Jeżeli taki rozkład czasu pracy jest niezmienny, to zasadniczo nie wymaga od pracodawcy układania harmonogramów. Natomiast jeżeli pracownicy w takiej organizacji pracują na zmiany, konieczne może być sporządzanie rozkładów indywidualnych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)