Ustalenie wymiaru czasu pracy dla części okresu rozliczeniowego

1) Pracodawca stosujący 3-miesięczny okres rozliczeniowy pokrywający się z kwartałami roku kalendarzowego zatrudnił pracownika od 1 lipca 2017 r. w równoważnym czasie pracy. Po 2-tygodniowym okresie próbnym strony podpisały umowę na czas określony. W międzyczasie pracownik otrzymał intratną ofertę zatrudnienia za granicą i rozwiązał umowę z zachowaniem 2-tygodniowego wypowiedzenia, co nastąpiło 19 sierpnia br. Jak należało obliczyć wymiar czasu pracy dla części okresu rozliczeniowego?

W okolicznościach wskazanych w pytaniu pracodawca powinien był przeliczyć wymiar czasu pracy, odnosząc go do faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin. W tym celu należało pomnożyć 7 pełnych tygodni występujących między 1 lipca a 19 sierpnia br. przez 40 godzin uzyskując 280 godzin, a następnie odjąć 8 godzin z tytułu święta 15 sierpnia - ograniczając wymiar obliczony dla części okresu rozliczeniowego do 272 godzin. Do tej wartości należało następnie odnieść faktyczny czas pracy pracownika (art. 151⁶ § 1 K.p.). Jeżeli pracownik przepracował mniejszą liczbę godzin od wynikającej z wymiaru obliczonego dla części okresu rozliczeniowego, doszło do niedopracowania wymiaru czasu pracy, co jednak było niezależne od pracownika. W efekcie oprócz wynagrodzenia za pracę faktycznie wykonaną, pracodawca powinien był wypłacić pracownikowi za każdą z takich godzin stawkę osobistego zaszeregowania.

W omawianym przypadku mogło też nastąpić przekroczenie wymiaru. Jedno i drugie stanowi naturalną konsekwencję stosowania nierównomiernego rozkładu czasu pracy w skali okresu rozliczeniowego. Jeśli porównanie czasu pracy z wykonania i wymiaru obliczonego dla części okresu rozliczeniowego wykaże przekroczenie tego ostatniego, mamy do czynienia z nadgodzinami. Co ważne te przekroczenia będą przeważnie wynikać z wykonywania pracy zgodnie z rozkładem przewidującym możliwość przedłużenia czasu pracy do 12 godzin w dobie. Nie sposób więc kwalifikować ich jako nadgodzin dobowych - będą to typowe przekroczenia średniotygodniowe, za które z końcem okresu rozliczeniowego, w omawianym przypadku wywołanego zakończeniem pracowniczego zatrudnienia, pracownik ma prawo do 100% dodatków do normalnego wynagrodzenia.

Zwracamy uwagę! Trzecia możliwość to przepracowanie liczby godzin precyzyjnie odpowiadającej wymiarowi czasu pracy ustalonemu dla części okresu rozliczeniowego. Takie przypadki występują u pracowników zatrudnionych w podstawowym czasie pracy, pracujących według stałego rozkładu - od poniedziałku do piątku z wyłączeniem ustawowo wolnych świąt, a w systemach zmiennych są rzadkością.

Przykład

Załóżmy, że pracownik, o którym mowa w pytaniu, miał zaplanowane 12-godzinne zmiany:

w lipcu: 1 i 2, 5 i 6, 9 i 10, 13 i 14, 17 i 18, 21 i 22, 25 i 26, 29 i 30,
w sierpniu: 2 i 3, 6 i 7, 10 i 11, 14 i 15, 18 i 19.

Łącznie przepracował więc 312 godzin (26 dni x 12 godz.). Wymiar czasu pracy dla części okresu rozliczeniowego (od 1 lipca do 19 sierpnia) wynosił 272 godziny (40 godz. x 7 tyg. - 8 godz. x 1 święto), czyli przepracował o 40 godzin więcej.

Pracownik złożył wypowiedzenie umowy 4 sierpnia br., a więc jeśli pracodawca przewidział w przepisach wewnętrznych możliwość modyfikacji ogłoszonych rozkładów pracy, mógł dokonać zmiany wyznaczając np. 15, 18 i 19 sierpnia br. dniami harmonogramowo wolnymi od pracy (36 godz.) i np. skracając czas pracy 14 sierpnia br. z planowanych 12 godzin do 8 godzin. W ten sposób czas pracy zaplanowany i wynikający z wymiaru zostałyby wyrównane, a pracodawca uniknąłby wystąpienia nadgodzin wskutek realizacji pierwotnego harmonogramu.

Jeżeli pracodawca z przykładu nie dokonał zmiany rozkładu, to dodatkowe 40 godzin pracy stanowiło nadgodziny średniotygodniowe, za które obok normalnego wynagrodzenia pracownik nabywa prawo do 100% dodatków. W przypadku omawianym w przykładzie takie działanie nie wiąże się z ryzykiem popełnienia wykroczenia, gdyż pracownik nie przekroczy przeciętnie 48 godzin pracy na tydzień w skali części okresu rozliczeniowego.

2) Czy analogiczne zasady należy przyjąć w przypadku zatrudnienia pracownika w równoważnym czasie pracy w trakcie miesiąca (okresu rozliczeniowego)?

Tak, również w tej sytuacji kluczowe znaczenie dla wymiaru czasu pracy ma liczba pełnych tygodni, dni od poniedziałku do piątku wystających poza pełne tygodnie oraz świąt występujących w innym dniu niż niedziela w ramach części okresu rozliczeniowego. Cząstkowy wymiar czasu pracy zawsze będzie niższy od wymiaru obowiązującego dla całego okresu rozliczeniowego, co nie pozostaje bez wpływu na możliwości pracodawcy w zakresie układania rozkładu.

Przykład

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnym, w miesięcznych okresach rozliczeniowych podjął zatrudnienie 12 czerwca 2017 r. W praktyce oznacza to, że jego wymiar nie obejmował pełnych 168 godzin pracy, gdyż w okresie od 12 do 30 czerwca przypadały 2 pełne tygodnie, 5 dni od poniedziałku do piątku wystających poza pełne tygodnie oraz 1 święto (15 czerwca - Boże Ciało), które obniżało wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Wymiar czasu pracy w 2017 r. podajemy w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl.

W efekcie planując pracę pracownika zatrudnionego w trakcie miesiąca pracodawca miał do dyspozycji 112 godzin, które mógł podzielić przykładowo na 9 dniówek po 12 godzin każda i 1 dzień pracy w wymiarze 4 godzin, dopełniający czas pracy do wymiaru.

Zwracamy uwagę! Mniejsza liczba godzin pracy w ramach części okresu rozliczeniowego powoduje, że pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną otrzyma proporcjonalnie niższe wynagrodzenie. W tym zakresie zastosowanie znajdzie § 12 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu.

Przykład

Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu i dodatkowo, że wynagrodzenie pracownika określono w stałej stawce miesięcznej w kwocie 3.600 zł. Obliczając wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca należało pełną stawkę (3.600 zł) podzielić przez wymiar czasu pracy obowiązujący w czerwcu (168 godz.), a następnie otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w okresie od 1 do 11 czerwca 2017 r. (56 godz.). Tak ustaloną kwotę należało odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. A zatem za czerwiec br. wynagrodzenie pracownika wyniosło: 3.600 zł : 168 godz. = 21,43 zł; 21,43 zł x 56 godz. = 1.200,08 zł; 3.600 zł - 1.200,08 zł = 2.399,92 zł.

3) Pracownik zatrudniony w równoważnym czasie pracy chorował od 1 do 28 czerwca br., a w dniach 29 i 30 czerwca br. pracował po 12 godzin. Jak należało ustalić wymiar czasu pracy i czy wystąpiły w tym przypadku nadgodziny?

W okolicznościach wskazanych w pytaniu, obowiązkiem pracodawcy jest obniżenie wymiaru ustalonego dla okresu rozliczeniowego o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadającej do przepracowania w trakcie tej nieobecności zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem (art. 130 § 3 K.p.). W efekcie aby rozstrzygnąć, czy u pracownika z pytania wystąpiły nadgodziny, koniecznym jest zapoznanie się z harmonogramem pracy przypadającym na okres niezdolności do pracy. Przy prawidłowo zaplanowanym wymiarze czasu pracy w czerwcu 2017 r. - np. podzielonym na 14 dni pracy po 12 godzin każdy - nie wystąpiłyby nadgodziny. W takim przypadku pracownik przepracował 2 dni z 14 dni, czyli przez pozostałe 12 dni pracy usprawiedliwiłby swoją nieobecność, a tym samym nie doszłoby do przekroczenia norm czasu pracy.