Ewidencjonowanie godzin wypracowanych podczas delegacji

Jak należy ewidencjonować czas przepracowany przez pracowników delegowanych w podróż służbową?

Czas pracy podczas podróży służbowej powinien być wykazany w ewidencji jako zapis liczby godzin pracy.

Przypominamy, że pracodawcy są obowiązani do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 K.p.). Obowiązek ewidencjonowania godzin pracy nie dotyczy pracowników:

objętych zadaniowym systemem czasu pracy,
zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Powyższe wyłączenie nie obejmuje jednak pracowników odbywających podróże służbowe. Wnioskując a contrario w stosunku do osób delegowanych istnieje obowiązek ewidencjonowania ich godzin pracy. Informacja w ewidencji jedynie o samym fakcie pobytu w delegacji nie wystarcza, gdyż brak jest danych o liczbie godzin, które należy zaliczyć do czasu pracy. Czas spędzony w delegacji należy rozpisać tak, jak czas pracy w firmie. Z tego czasu nie odlicza się czasu samej podróży (przejazdu), jeśli pokrywa się ona z godzinami rozkładowymi czasu pracy danego pracownika.

Ważne: Podczas podróży służbowej do czasu pracy zalicza się wyłącznie ten czas, w którym faktycznie pracownik świadczył pracę oraz czas dojazdu przypadający na rozkładowe godziny pracy danego pracownika.

Czas podróży służbowej, podczas którego pracownik nie wykonywał czynności pracowniczych, nie jest czasem pracy. Chodzi tu o czas dojazdu i powrotu z miejsca delegowania oraz czas wolny w trakcie tej podróży.

Kwestie zaliczania czasu spędzonego w podróży służbowej do czasu pracy rozstrzygnęło orzecznictwo Sądu Najwyższego. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 27 października 1981 r. (sygn. akt I PR 85/81, OSNC 1982/5-6/76): "Odbywanie podróży służbowej poza »czasem pracy« nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje.". Za pracę może być uważane tylko odbywanie podróży służbowej w "czasie pracy". Jeżeli natomiast po zużyciu na podróż służbową całego "czasu pracy" pracownik wykonuje jeszcze jakąś konkretną pracę, przysługuje mu za tę pracę dodatek za pracę nadliczbową.

Przykład

Pracownik zgodnie z rozkładem świadczy pracę od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. We wtorek o 9⁰⁰ wyjechał w podróż służbową. Przejazd trwał 2 godziny, a następnie do 17⁰⁰ była wykonywana praca. Pracownik wrócił do miejscowości, w której mieszka o 19⁰⁰.

W ewidencji czasu pracy należy odnotować, że pracownik przepracował 9 godzin (wszystkie godziny rozkładowe oraz jedną poza rozkładem od 16⁰⁰ do 17⁰⁰).

Przykład

Pracownik, którego rozkład czasu pracy przewiduje świadczenie pracy od 6⁰⁰ do 14⁰⁰, wyjechał w podróż służbową o 7⁰⁰. Dojazd do celu podróży trwał do 8⁰⁰, a następnie do 14⁰⁰ była wykonywana praca. Podróż powrotna trwała do 16⁰⁰.

Do czasu pracy należy zaliczyć pracownikowi tylko 8 godzin. Czas dojazdu poza godzinami rozkładowymi nie jest czasem pracy i nie należy go rejestrować w ewidencji.

Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Jak wynika z § 8 tego aktu prawnego, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym następujące dane:

czas pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
czas pracy pracowników młodocianych przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

a ponadto

dyżury, urlopy z wyszczególnieniem ich rodzajów,
zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Przepisy powołanego rozporządzenia nie wskazują konkretnego sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawcy mogą samodzielnie opracować wzór kart ewidencyjnych, uwzględniając specyfikę zakładu pracy. Ewidencję czasu pracy należy prowadzić w odniesieniu do każdej formy wynagradzania pracowników, również wtedy, gdy niektóre z informacji (np. liczba przepracowanych godzin) nie są możliwe do ustalenia. Prowadzi się ją wówczas w sposób ograniczony do tych danych, które są dostępne. Pisaliśmy na ten temat w poprzednim numerze UiPP, str. 41-42.