Gazeta Podatkowa nr 76 (1013) z dnia 23.09.2013

Systemy i rozkłady w prawie zakładowym

W każdym zakładzie zatrudniającym pracowników praca odbywa się według określonego rytmu, wyznaczanego przez systemy i rozkłady czasu pracy. Pracodawca zobowiązany jest "trzymać się" kodeksowych zasad ich stosowania, bez możliwości ich modyfikacji w prawie zakładowym. Prawo to musi natomiast zawierać wskazanie, jakie systemy i rozkłady czasu pracy obowiązują w danym zakładzie.

System i rozkład nie tylko w Kodeksie

Dużą część kodeksowych przepisów dotyczących czasu pracy stanowią regulacje dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy. Wyznaczają one ustawowe granice, w ramach których pracodawca ustala organizację procesu pracy w jego zakładzie. Owe ustawowe granice są dość sztywne, nie przewidują bowiem możliwości wprowadzania przez pracodawcę "autorskich", pozakodeksowych systemów czy rozkładów czasu pracy ani łączenia tych, które są już unormowane ustawowo. Niezależnie od tego, że pracodawca związany jest odgórnymi, kodeksowymi przepisami, ciąży na nim ponadto obowiązek uregulowania kwestii organizacji procesu pracy na gruncie danego zakładu.

Każdy pracodawca, niezależnie od stanu zatrudnienia, musi zadbać o ustalenie systemów i rozkładów czasu pracy (a także okresów rozliczeniowych) obowiązujących w jego firmie. Nie wystarczą w tym zakresie ustawowe przepisy, pracownik musi bowiem wiedzieć, w jakim konkretnie systemie oraz rozkładzie ma świadczyć pracę. Wprawdzie w przepisach zakładowych generalnie nie ma potrzeby powielania zapisów ustawowych, jednak w przypadku systemów i rozkładów czasu pracy, regulacje na poziomie zakładu są konieczne. Kodeks pracy jednoznacznie stanowi, iż systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w przepisach zakładowych lub w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty przepisami zakładowymi.

Zakładowe zasady organizacji pracy

Pracodawca, będąc odpowiedzialny za organizację procesu pracy w swoim zakładzie, musi dokonać wyboru z proponowanych przez Kodeks pracy systemów i rozkładów czasu pracy. Następnie powinien ten wybór uzewnętrznić w obowiązujących u niego przepisach zakładowych - układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy. Jeżeli w danej firmie nie ma obowiązku tworzenia przepisów zakładowych (dotyczy to pracodawcy zatrudniającego poniżej 20 pracowników), wówczas odpowiednie zapisy należy wprowadzić do obwieszczenia (art. 150 § 1 K.p.). Wyjątki od powyższego wymogu są nieliczne i dotyczą m.in. ruchomego rozkładu czasu pracy.

Wejście w życie rocznego okresu rozliczeniowego oraz ruchomego rozkładu następuje w dniu wskazanym w układzie, porozumieniu lub w uzgodnionym wniosku.

Postanowienia o stosowaniu określonych systemów i rozkładów czasu pracy, bez względu na to, czy ujęte są w aktach prawa zakładowego, czy w obwieszczeniu, wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Do biegu tego dwutygodniowego terminu nie liczy się dnia ogłoszenia zmiany. Na termin wejścia w życie zapisów o systemach i rozkładach czasu pracy (oraz okresach rozliczeniowych) nie ma przy tym wpływu obowiązek powiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o stosowaniu równoważnego systemu czasu pracy w ramach 3- i 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Informacja taka jest wymagana, jeżeli zakładowa organizacja związkowa nie zgadza się na stosowanie powyższego systemu przy wskazanych okresach lub gdy nie występuje ona w zakładzie i pracodawca podejmuje decyzje samodzielnie.

Do ruchomego rozkładu wystarczy porozumienie

Od 23 sierpnia br. obowiązują nowe przepisy z zakresu czasu pracy przewidujące m.in. możliwość wprowadzenia w firmie rocznego okresu rozliczeniowego (w każdym systemie czasu pracy) oraz tzw. ruchomego rozkładu czasu pracy. Wymaga to przeprowadzenia określonej w art. 150 § 3 K.p. procedury, tj. dokonania odpowiedniej zmiany w treści układu zbiorowego pracy lub, w razie braku układu, zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową. Jeżeli taka organizacja nie występuje w zakładzie, partnerem do rozmów są przedstawiciele pracowników. Ruchomy rozkład może zostać również wdrożony na indywidualny wniosek pracownika.

Analiza aktualnego brzmienia art. 150 K.p. może nasuwać pytanie, czy wyczerpanie procedury przewidzianej w art. 150 § 3 K.p. wystarczy do skutecznego wdrożenia w danej firmie ruchomego rozkładu czasu pracy oraz rocznego okresu rozliczeniowego. Przy "okazji" ostatniej nowelizacji przepisów o czasie pracy nie uchylono bowiem art. 150 § 1 K.p., a ten stanowi, że uregulowanie systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych następuje w przepisach zakładowych lub w obwieszczeniu. Należy jednak zauważyć, że ta generalna zasada stosowana jest z zastrzeżeniem art. 150 § 2-5 K.p., przewidujących odrębny sposób postępowania przy wdrażaniu rocznego okresu rozliczeniowego i ruchomego rozkładu czasu pracy. Trzeba więc uznać, że wystarczające jest przestrzeganie tej odrębnej procedury, a wprowadzenie wspomnianego okresu i rozkładu do przepisów zakładowych nie jest obligatoryjne. Pracodawca może wprawdzie, w celu ujednolicenia regulacji zakładowych, potwierdzić stosowanie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego i ruchomego rozkładu czasu pracy odpowiednim wpisem w prawie zakładowym, jednak nie jest to podyktowane wymogami prawa.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)