Zasady ustalania i zmiany rozkładów czasu pracy w systemie zmianowym

W jaki sposób ustalać rozkłady czasu pracy pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym, jeśli część z nich wykonuje powierzone obowiązki na dwie lub okresowo nawet na trzy zmiany? Czy i w jaki sposób pracodawca może wprowadzić modyfikacje obowiązujących rozkładów, np. w razie konieczności wykonywania przez niektóre działy pracy na trzy zmiany?

W firmach (działach), które funkcjonują w stałym i z góry określonym rytmie, rozkład czasu pracy może wynikać bezpośrednio z przepisów prawa pracy, obwieszczenia pracodawcy lub treści indywidualnych umów o pracę (art. 129 § 4 K.p.). Możliwość określenia rozkładu w regulaminie pracy występuje w przypadku organizacji stałej np. praca od poniedziałku do piątku od 7⁰⁰ do 15⁰⁰. W takich okolicznościach wprowadzenie do regulaminu pracy postanowienia, zgodnie z którym praca jest świadczona w dni powszednie, w godzinach 7⁰⁰-15⁰⁰, z wyłączeniem sobót, niedziel oraz ustawowo wolnych od pracy świąt powoduje, że pracownik nie musi otrzymywać indywidualnych harmonogramów. Co więcej, takie postanowienie ułatwia rozliczenie ewentualnej pracy w dni wolne, którymi są ustawowo wolne od pracy niedziele i święta oraz soboty. Te ostatnie są dla pracownika dniami wolnymi, wynikającymi z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach.

Inaczej będzie, gdy pracownicy wykonują zadania we wszystkie dni tygodnia, a dni wolne za niedziele, święta i dni wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia, są im wyznaczane indywidualnie. W takiej sytuacji praca musi odbywać się w oparciu o indywidualne harmonogramy, określające zarówno dni pracy, jak i dni wolne. Jeśli pracownik świadczy pracę w stałych godzinach, taka informacja jest wystarczająca.

Konieczność sporządzania harmonogramów dotyczy również pracowników wykonujących pracę na zmiany. Zgodnie z definicją pracy zmianowej jest to wykonywanie zadań według ustalonego rozkładu, przewidującego zmianę pory wykonywania pracy po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni (art. 128 § 2 pkt 1 K.p.). Co istotne, nawet jeśli firma zatrudniająca pracowników na zmiany, pracuje od poniedziałku do piątku w stałym rytmie, indywidualne rozkłady będą niezbędne w celu określenia, na której zmianie pracuje konkretny pracownik w poszczególnych dniach roboczych. Harmonogram pozwoli również uniknąć przypadków złamania doby pracowniczej i naruszenia przepisów o odpoczynkach, do których może dojść w momencie zakończenia jednego i rozpoczęcia kolejnego okresu rozliczeniowego, gdy zgodnie ze stałym rozkładem pracownik przechodzi w środku tygodnia np. z trzeciej na pierwszą zmianę.

Zasady ustalania harmonogramów

Rozkłady czasu pracy powinny mieć charakter indywidualny. Na ich podstawie pracownicy mają możliwość ustalenia dni i godzin, w których będą wykonywali pracę.

Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto przekazanie takich rozkładów pracownikom na co najmniej tydzień, przed rozpoczęciem ujętego w nich okresu (art. 129 § 3 K.p.). Wyjątki od tej zasady obejmują pracowników (poza przypadkami gdy rozkład czasu pracy wynika z prawa pracy, obwieszczenia lub umowy), którzy wykonują pracę w ramach systemu zadaniowego, także zatrudnionych w ruchomym czasie pracy z art. 140¹ K.p. oraz pracowników, którzy zawnioskowali o ustalenie dla nich indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 2-4 K.p.).

W przypadku mniejszych firm możliwe jest układanie rozkładów pracy przez samego pracodawcę, lecz w większych firmach kompetencja ta powinna być delegowana na pracowników zarządzających niższego szczebla, np. kierowników komórek organizacyjnych lub kierujących grupą pracowników mistrzów czy brygadzistów. Warto rozstrzygnąć tę kwestię w regulaminie pracy lub obwieszczeniu pracodawcy. Pracodawca może również zdecydować o formie, w jakiej będzie przekazywał rozkłady pracownikom np. poprzez udostępnienie na dyskach wewnętrznych firmy lub przesyłanie imiennie na adresy e-mail (jeśli wszyscy pracownicy mają dostęp do danych z komputerów), wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub wręczanie wydruków pracownikom.

Wprowadzanie zmian w rozkładach

Przepisy prawa pracy nie przewidują wprost możliwości wprowadzania zmian w przekazanych pracownikom harmonogramach w czasie trwania objętego nimi okresu. Ustawodawca dopuścił taką możliwość jedynie w przypadku:

• oddawania pracownikowi dnia wolnego za pracę w dniu wolnym wynikającym z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach (art. 151³ K.p.), albo w niedzielę lub w święto (art. 151¹¹ § 1 i 2 K.p.),
   
• rekompensaty czasem wolnym nadgodzin, niezależnie od tego czy ma to miejsce na wniosek pracownika, czy z inicjatywy pracodawcy (art. 151² K.p.).

W każdej z wymienionych sytuacji powstaje konieczność ingerencji w rozkład czasu pracy, w którym w miejsce dnia pracy lub określonej liczby godzin, pojawia się dzień wolny lub czas wolny od pracy.

Pracodawca może rozszerzyć katalog okoliczności uzasadniających zmianę obowiązujących harmonogramów w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy, co potwierdził Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z dnia 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (znak: GPP-417-4560-19/09/PE/RP). Na jego łamach uznano, że poza przypadkami wynikającymi z przepisów, uzasadnieniem dla zmiany rozkładu może być długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika. Możliwość ingerencji w harmonogram uzależniono jednak od uprzedniego wprowadzenia odpowiednich postanowień w przepisach wewnętrznych.

Przykładowo mogą to być usprawiedliwione, a niezapowiedziane nieobecności w pracy (choroba, urlop na żądanie, opieka nad dzieckiem, zwolnienia okolicznościowe), nieobecności nieusprawiedliwione (np. porzucenie pracy) lub zdarzenia nieprzewidziane (wypadek przy pracy, śmierć pracownika). Rodzi to wątpliwość, czy zdarzenia takie jak np. nieoczekiwany wzrost zapotrzebowania na pracę określonych działów zakładu czy pozyskanie intratnego zlecenia, będą uzasadniały modyfikację rozkładów pracy zatrudnionych w nich pracowników, polegającą na zmianie organizacji pracy w trakcie trwającego miesiąca z dwu na trzy-zmianową. Nie są one tak wyjątkowe, jak przypadki wymienione w stanowisku GIP, dodatkowo zaś obejmują swym zasięgiem większą grupę pracowników, a nie pojedyncze osoby. Jest to o tyle istotne, że jeśli w sprawie z powództwa pracownika zmiana rozkładu zostanie uznana za nieuzasadnioną, wykonywanie pracy na trzeciej zmianie może zostać w całości zakwalifikowane jako nadgodziny. Czas pracy pracownika należy wówczas rozliczać w oparciu o pierwotny rozkład przyjmując, że był on gotowy do wykonywania pracy w dniach i godzinach wynikających z harmonogramu ogłoszonego mu przed rozpoczęciem tego okresu. To zaś wiąże się z ryzykiem znacznego wzrostu kosztów pracy, skoro większość nadgodzin przypadnie w porze nocnej, a pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia za godziny wynikające z rozkładu.

Konstruując omawiane przepisy pracodawca powinien ponadto ustalić ostateczny termin, do którego należy pracownika poinformować o zmianie obowiązującego go rozkładu. Skoro ustawodawca wskazał jedynie minimalne wyprzedzenie dla podania harmonogramu do wiadomości pracowników (art. 129 § 3 K.p.), zasady tej nie można rozciągać na wyprzedzenie wymagane przy ogłaszaniu zmian do tego dokumentu. Wniosek taki płynie ze stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy, w którym uznano, że pracodawca może określić minimalne wyprzedzenie dla ogłaszania zmian w harmonogramach na łamach przepisów wewnętrznych, np. regulaminu pracy. W tym zakresie powszechnie przyjmuje się, że ostateczny termin na poinformowanie pracownika upływa z końcem dniówki roboczej poprzedzającej dzień, w którym ma on wykonywać zadania zgodnie ze zmienionym rozkładem.

W firmie stosującej podstawowy system czasu pracy jest kilka działów, w których praca odbywa się w następujących godzinach: w administracji na jedną zmianę (8⁰⁰-16⁰⁰), przy produkcji lekkiej na dwie zmiany (I - 7⁰⁰-15⁰⁰, II - 15⁰⁰-23⁰⁰), przy produkcji ciężkiej na jedną zmianę (8⁰⁰-16⁰⁰), w drukarni i frezarni zazwyczaj na dwie zmiany (I - 7⁰⁰-15⁰⁰, II - 15⁰⁰-23⁰⁰), z tym że zdarza się trzecia zmiana (23⁰⁰-7⁰⁰), jeśli istnieje taka potrzeba.

Jeżeli firma nie pracuje przez 7 dni w tygodniu, pracodawca nie musi układać harmonogramów pracy dla pracowników administracji oraz produkcji ciężkiej. W przypadku tych pracowników wystarczy wprowadzić do regulaminu pracy postanowienie wskazujące dni i godziny pracy. Powyższe należy uzupełnić o wskazanie dni wolnych w przeciętnie pięciodniowych tygodniach.

Konieczność tworzenia harmonogramów dotyczy pracowników produkcji lekkiej oraz drukarni i frezarni. Muszą one wskazywać dniówki robocze i zmianę, na której dany pracownik będzie wykonywał pracę. Modyfikacje w harmonogramach są dopuszczalne w przypadkach wynikających z przepisów prawa pracy oraz w razie wystąpienia okoliczności przewidzianych w regulaminie pracy. Katalog takich okoliczności należy uzupełnić o określenie terminu na poinformowanie pracownika o zmianie obowiązującego go rozkładu.