Gazeta Podatkowa nr 61 (1206) z dnia 30.07.2015

Sporządzanie pisemnych rozkładów czasu pracy

Zatrudniam kilku pracowników w sklepie spożywczym i przemysłowym. Obowiązuje ich jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Kilku pracowników świadczy pracę w soboty i niedziele, za które otrzymują dzień wolny w tygodniu poprzedzającym lub następującym po takiej pracy, co ustalane jest ustnie z pracownikami. W każdym tygodniu pracownicy mają jeden dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Czy muszę sporządzać pisemne harmonogramy czasu pracy? Czy mogę ogólnie określić, że za pracę w soboty i niedziele będzie udzielany dodatkowy dzień wolny w przyjętym okresie rozliczeniowym?

Planowanie czasu pracy pracowników odbywa się w oparciu o obowiązujący wymiar czasu pracy, przy uwzględnieniu określonych norm czasu pracy oraz m.in. zapewnieniu odpowiednich odpoczynków i zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wszystkie te wymogi powinny być uwzględnione w rozkładach czasu pracy obejmujących dane okresy rozliczeniowe. Graficzną formą takiego rozkładu jest harmonogram czasu pracy, sporządzany indywidualnie dla pracowników lub dla grupy pracowników. Przypominamy przy tym, że dniami roboczymi są wszystkie dni od poniedziałku do soboty i można na te dni planować wykonywanie pracy.

Rozkład czasu pracy może mieć formę pisemną lub elektroniczną i obejmować okres krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak wynoszący co najmniej 1 miesiąc.

Pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład (art. 129 § 3 K.p.). Nie jest wymagane sporządzanie rozkładów czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, z obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę,
   
• praca wykonywana jest w systemie zadaniowym,
   
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy lub na jego pisemny wniosek pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy (art. 129 § 4 K.p.).

Rozkład czasu pracy wynikający wprost z obowiązujących przepisów oznacza pracę w tzw. systemie podstawowym. Polega on na pracy przez 5 dni w tygodniu, przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej i przeważnie sobocie wyznaczonej jako dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Taka organizacja czasu pracy zasadniczo nie wymaga od pracodawcy układania harmonogramów, choć może to być konieczne przy pracy zmianowej.

Natomiast gdy np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest różny w poszczególnych tygodniach, ponadto pracownicy świadczą pracę także w różnych dniach tygodnia i w niedziele, konieczne jest sporządzanie pisemnych rozkładów czasu pracy. Pracownicy muszą bowiem być poinformowani, w jakie dni i w jakich godzinach mają wykonywać pracę, a kiedy mają wolne. Nie wystarczy przy tym uzgodnienie ustne z pracownikiem udzielenia dnia wolnego za pracę w niedzielę lub w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dni te powinny być wskazane w rozkładzie pracownika, bowiem ewentualna praca w takim dniu ma istotne znaczenie dla ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę.

Obowiązujące w danej firmie rozkłady czasu pracy powinny być określone w przepisach zakładowych, czyli w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub, z uwagi na zatrudnianie poniżej 20 pracowników, nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, odpowiednie zapisy umieszcza w obwieszczeniu o systemach i rozkładach czasu pracy (art. 150 K.p.).

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, pomimo prawdopodobnie pracy w systemie podstawowym, ze względu na zmieniające się w każdym okresie rozliczeniowym dane (takie jak dni pracy, dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego pracy, praca w niedziele), pracodawca jest obowiązany sporządzać pisemne rozkłady czasu pracy.