Gazeta Podatkowa nr 8 (2196) z dnia 27.01.2025

Zasady ewidencjonowania czasu pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Służy ona do kontroli przestrzegania norm czasu pracy i innych przepisów z tego zakresu w odniesieniu do konkretnego pracownika oraz do prawidłowego naliczania wynagrodzenia za pracę. Ogólny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę wprowadza Kodeks pracy, a sposób jego wykonania konkretyzuje odpowiednie rozporządzenie. Zasady ewidencjonowania czasu pracy wynikają też z przepisów odrębnych.

Podstawowy zakres ewidencji

Pracodawca jest obowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przy czym dla celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą prowadzi on ewidencję czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy - Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.).

Jak wynika z § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535), ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Przepisy prawa pracy nie narzucają wzoru ewidencji czasu pracy. Pracodawca może ten wzór opracować samodzielnie, pod warunkiem że stosowana przez niego ewidencja czasu (zwana też kartą ewidencji czasu pracy) będzie zawierała wszystkie dane, które są wymagane przez przepisy.

Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór danej postaci dokumentacji pracowniczej dotyczy całości dokumentacji albo jej części wyodrębnionych rodzajowo. Niedopuszczalne jest więc, aby pojedyncze dokumenty w ewidencji czasu pracy miały formę elektroniczną, gdy większość z tego rodzaju pism ma formę papierową (patrz ramka).

Uproszczona ewidencja

W niektórych przypadkach Kodeks pracy przewiduje możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w wersji uproszczonej. Dotyczy to pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 K.p.).

Uproszczenie ewidencji czasu pracy polega na braku obowiązku wykazywania godzin pracy. Jednak nawet wówczas pracodawca jest zobowiązany wykazywać pozostałe, tj. poza godzinami pracy, elementy tej ewidencji, np. dni wolne ze wskazaniem tytułu ich udzielenia. Można też rozważyć wykazywanie dni pracy, ale bez godzin pracy, np. przez symbol P. Ważne jest również podanie w karcie ewidencji czasu pracy informacji o przesłankach uzasadniających prowadzenie jej w wersji uproszczonej.

Odrębna ewidencja kierowcy

Zakres danych wykazywanych w ewidencji czasu pracy kierowcy wynika z przepisów odrębnych, tj. z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2024 r. poz. 220). Przewiduje on prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy na ogólnych zasadach, jednak z pewnymi odrębnościami dotyczącymi tej grupy zawodowej. Podstawowy zakres danych wykazywanych w karcie ewidencji czasu pracy kierowcy jest zbieżny z klasyczną ewidencją czasu pracy z tym zastrzeżeniem, że w przypadku dyżuru należy wykazać, czy miał on miejsce w domu. Nie podaje się też informacji o czasie pracy młodocianych. Jeżeli pracodawca prowadzi - w przypadku kierowców zatrudnionych w systemie zadaniowym lub otrzymujących ryczałt za pracę w nocy/w nadgodzinach - uproszczoną ewidencję czasu pracy, ma obowiązek prowadzić indywidualne karty ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na ich rodzaj i wymiar.

Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców informacje zamieszczane w ewidencji czasu pracy kierowcy powinny uwzględniać dane wynikające z:

• zapisów na wykresówkach,
• wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub
• rejestrów opracowanych na podstawie wykresówek lub wydruków bądź plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego.

Pracodawca przechowuje ewidencję czasu pracy kierowcy przez okres 10 lat po zakończeniu objętego nią okresu.

Godziny nauki w ewidencji

Przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wyodrębniają osobnej ewidencji czasu pracy dla pracowników młodocianych. Przewidują natomiast umieszczenie w tej ewidencji m.in. informacji o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Pracodawca, wypełniając kartę ewidencji czasu pracy dla pracownika młodocianego podaje, zgodnie z ogólnymi zasadami, m.in. liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wskazując te dane powinien mieć jednak na uwadze, że zgodnie z art. 202 K.p. czas pracy młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego, którzy:

• nie ukończyli 16 lat, nie może przekraczać 6 godzin (co daje 30 godzin tygodniowo),
• ukończyli 16 lat, nie może przekraczać 8 godzin na dobę (co daje 40 godzin tygodniowo).

Ponadto do czasu pracy młodocianego wlicza się czas nauki w wymiarze wynikającym z obowiązkowego programu zajęć szkolnych, bez względu na to, czy odbywa się ona w godzinach pracy (art. 202 § 3 K.p.). Zajęcia w szkole zalicza się więc do ww. norm czasu pracy młodocianego. Konieczność uwzględnienia art. 202 § 3 K.p. przy wypełnianiu karty ewidencji czasu pracy dla młodocianego oznacza więc, moim zdaniem, że:

• w dniach, w których młodociany odbywa tylko zajęcia w szkole, godziny tych zajęć (zgodnie z planem lekcji) powinny być odnotowane tak jak godziny pracy, tj. ze wskazaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (tu: zajęć) i liczby godzin pracy (tu: zajęć),
• w dniach, w których młodociany ma zaplanowaną pracę i zajęcia w szkole, godziny pracy powinny być odnotowane w rubryce do tego przeznaczonej, a godziny zajęć w rubryce, gdzie wykazuje się zwolnienia od pracy, w tym ich rodzaj i wymiar; zgodnie bowiem z art. 198 K.p. pracodawca jest zobowiązany zwolnić młodocianego od pracy na czas niezbędny do wzięcia udziału w zajęciach szkoleniowych w związku z dokształcaniem się.

Przy wprowadzaniu do karty ewidencji czasu pracy danych o zajęciach w szkole można opatrzyć je odpowiednim symbolem, np. S (szkoła). Symbol ten wraz z wyjaśnieniem, co oznacza, należy też umieścić w rubryce przeznaczonej do wykazywania różnych oznaczeń i symboli stosowanych w danej karcie. Warto też przy imieniu i nazwisku pracownika podawanym w nagłówku karty zaznaczyć, że jest to pracownik młodociany.

Choroba i dyżur w ewidencji

W myśl § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja czasu pracy zawiera informacje m.in. o:

• liczbie godzin przepracowanych oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia oraz
• rodzaju i wymiarze innych (niż zwolnienia od pracy) usprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W przypadku danych dotyczących innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, do których należy m.in. nieobecność z powodu choroby, rozporządzenie nie określa, w jaki sposób należy uwidaczniać taką absencję w ewidencji czasu pracy. W tej kwestii stanowisko zajęło jednak Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 8 września 2021 r. Resort pracy wskazał w nim, że: "(...) jeżeli określona usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy obejmuje cały dzień lub dni (tak jak ma to miejsce w przypadku zwolnień lekarskich od pracy...), to w takich samych jednostkach, tj. dniach, powinien być odzwierciedlony wymiar tej nieobecności w jego ewidencji czasu pracy. (...)".

Ministerstwo wypowiedziało się również w sprawie ewidencjonowania dyżuru pracowników, wobec których prowadzona jest uproszczona ewidencja czasu pracy, np. pracowników w systemie zadaniowym. W przytoczonym już stanowisku resort uznał, że uproszczenie ewidencji tej grupy pracowników oznacza, iż: "(...) Nie podlegają również ewidencjonowaniu godziny dyżuru pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, w czasie których pracownicy ci wykonywali pracę; godziny takie są bowiem zaliczane do ich czasu pracy/godzin pracy. Ewidencjonowaniu podlegają natomiast godziny dyżuru takich pracowników, w czasie których nie wykonywali oni pracy (por. treść art. 151⁵ § 2 K.p., w myśl którego czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy). (...)".