Rekompensowanie pracy nadliczbowej w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym

1) Jak należy rekompensować pracę w godzinach nadliczbowych oraz w wolne soboty w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym? Kiedy wypłacać normalne wynagrodzenie, a kiedy dodatki za dodatkową pracę?

Rozliczenie czasu pracy w przedłużonym okresie rozliczeniowym nie korzysta ze szczególnych rozwiązań w tym zakresie, lecz powinno być dokonywane na zasadach ogólnych. To oznacza, że:

• normalne wynagrodzenie za dodatkową (pozarozkładową) pracę wypłaca się w miesiącu jej wystąpienia (za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie - art. 80 zdanie pierwsze K.p.),
   
• nadgodziny dobowe można bądź zrekompensować czasem wolnym albo opłacić dodatkami na bieżąco (w miesiącu ich wystąpienia), bądź przed terminem wypłaty za ten miesiąc ustalić, że będzie udzielony czas wolny w innym wskazanym miesiącu (por. stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 21 kwietnia 2009 r., znak: GPP-306-4560-32/09/PE/RP), według zasad:
   
• w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy - w wymiarze 1,5:1 z zachowaniem prawa do pełnego wynagrodzenia za miesiąc, w którym zostanie odebrany czas wolny, co powinno nastąpić do końca okresu rozliczeniowego (art. 151² § 2 K.p.),
   
• na pisemny wniosek pracownika, który należy przechowywać z ewidencją czasu pracy - w wymiarze 1:1, w dowolnym czasie, także po zakończeniu okresu rozliczeniowego (art. 151² § 1 K.p. oraz § 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.),
   
• nadgodziny średniotygodniowe, które stwierdza się po zakończeniu okresu rozliczeniowego (w tym przypadku 12. miesiąca) opłaca się dodatkami w dacie wypłaty wynagrodzenia za ten miesiąc.

Podobnie wyjaśnił Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 2005 r. w sprawie czasu wolnego za nadgodziny (znak: GNP-367-4560/05/PE). Czytamy w nim również, że: "(...) Jeżeli zatem czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normą, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe. Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego.". Uchyla ją jedynie powołany wyżej art. 151² § 2 K.p.

Zwracamy uwagę! Pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia roboczego należy rekompensować innym dniem wolnym udzielonym do końca okresu rozliczeniowego, w przeciwnym razie pracodawca naraża się na zarzut naruszenia przepisów z zakresu czasu pracy.

Pracownik objęty systemem podstawowym (praca od poniedziałku do piątku) w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym rok kalendarzowy, przepracował w lipcu i sierpniu 2015 r. po 100 godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej i po dwie soboty, w lipcu w każdej po 7 godzin, a w sierpniu po 8 godzin. Pracodawca wypłacił za lipiec normalne wynagrodzenie za rozkładową pracę i dodatkowo za 114 godzin nieplanowych (100 godz. + 2 soboty x 7 godz.), a za sierpień wynagrodzenie za pracę rozkładową i za 116 godzin nieplanowych (100 godz. + 2 soboty x 8 godz.). Nie wypłacał dodatków gdyż:

• odebrał od pracownika pisemny wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny dobowe z lipca we wrześniu,
   
• postanowił, że odda czas wolny za pracę w nadgodzinach przepracowanych w sierpniu w miesiącu grudniu.

Na "oddanie" dni wolnych za pracę w soboty także ma czas do końca bieżącego roku.

Za wrzesień pracownik otrzymał wynagrodzenie w kwocie pomniejszonej za 100 godzin "odebranego" ze swojej inicjatywy czasu wolnego (z gwarancją wynagrodzenia minimalnego). Za grudzień, pomimo iż odbierze 150 godzin czasu wolnego (1,5 x 100 nadgodzin), otrzyma wynagrodzenie jak za pełny wymiar czasu pracy, chyba że w tym miesiącu odbierze dni wolne za pracę w soboty. W takim przypadku wynagrodzenie zostanie pomniejszone za każdy odebrany dzień za 8 lub 7 godzin, w zależności od tego ile godzin przepracował w dniu, za który będzie udzielone wolne.

2) Jak rozliczyć przepracowane godziny pracownika w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego?

Odpowiedź na to pytanie zawiera art. 151⁶ § 1 K.p. W razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, prawo do dodatku, o którym mowa w art. 151¹ § 1 K.p., jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy, dobową lub tygodniową. Pewne wątpliwości w literaturze przedmiotu są zgłaszane do przekroczeń średniotygodniowych, bowiem przepis art. 151¹ § 1 K.p., do którego odwołuje się omawiana norma, reguluje jedynie kompensatę przekroczeń dobowych. Biorąc pod uwagę ogólne zasady rekompensowania nadgodzin średniotygodniowych, właściwa jest jednak wypłata 100% dodatków.

Załóżmy, że pracownik, o którym mowa w poprzednim przykładzie, w dniu 10 października 2015 r. rozwiązał umowę o pracę. W skróconym w związku z tym okresie rozliczeniowym powinien przepracować 1.568 godzin (40 godz. x 40 tyg. + 8 godz. x 2 dni - 8 godz. x 6 świąt), a przyjmując, że za soboty jeszcze nie odebrał dni wolnych oraz pomijając rozliczenia nadgodzin dobowych, przepracował: 196 dni rozkładowych x 8 godz. + 2 soboty x 8 godz. + 2 soboty x 7 godz. = 1.598 godz. To oznacza, że nastąpiło przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej o 30 godzin (1.598 godz. - 1.568 godz.). Należało za nie wypłacić 100% dodatki. Ponadto z powodu niemożności udzielenia czasu wolnego za nadgodziny dobowe z sierpnia, pracownikowi przysługiwało 100 dodatków do wynagrodzenia w wysokości 50%.