Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 2 (524) z dnia 10.01.2021

Nadgodziny pracownika wykonującego pracę zdalnie

Kilku pracownikom na mocy specustawy poleciliśmy wykonywanie pracy zdalnie. Ze względu na rodzaj świadczonej pracy w 100% wykonują oni swoje czynności zdalnie. Jak zlecać im pracę w nadgodzinach i dokonywać jej rozliczenia?

Wykonywanie pracy zdalnej co do zasady nie zmienia ogólnych zasad zlecania i rozliczania nadgodzin, chyba że pracodawca wydał regulamin pracy zdalnej, w którym problematyka ta została uregulowana indywidualnie.

W przypadku pracy zdalnej prowadzi się na ogólnych zasadach ewidencję czasu pracy, w której praca zdalna jest rejestrowana jako dni robocze, czyli trzeba zarejestrować liczbę godzin wykonanej pracy oraz zasadniczo godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dobach. Dodatkowo na podstawie art. 3 ust. 6 i 7 specustawy możliwe jest, że na polecenie pracodawcy pracownik będzie zobowiązany prowadzić ewidencję wykonanych czynności w poszczególnych dniach. Jest to jednak dokument nieobowiązkowy, gdyż o jej prowadzeniu decyduje pracodawca, który jednocześnie określa formę i częstotliwość sporządzania takiego dokumentu. Od pracodawcy będą także zależały wymagania co do szczegółowości takiej ewidencji, czy zasad dokonywanych opisów wykonywanych czynności. W takich przypadkach ewidencja wykonywanych czynności będzie też dokumentem, na podstawie którego będą rozliczane godziny nadliczbowe, gdyż będzie to dokument bardziej szczegółowy niż karta ewidencji czasu pracy i w praktyce na jej podstawie powinny być prowadzone karty ewidencji czasu pracy.

Pracodawca zlecił na czas epidemii pracownikom biurowym wykonywanie pracy zdalnej w 100%, gdyż wykonują oni typowe zadania administracyjne i obsługę klienta, a więc nie jest wymagana ich obecność w biurze. W celu lepszego zarządzania procesem pracy od lipca 2020 r. pracownicy muszą prowadzić ewidencję wykonanych czynności z dokładnością co do 30 minut, którą wysyłają do przełożonych na koniec dnia pracy. Na podstawie takiej ewidencji kierownicy wypełniają karty ewidencji czasu pracy i ustalają nadgodziny poszczególnych pracowników. Jednak przed podjęciem dodatkowej pracy pracownik ma obowiązek skontaktowania się na komunikatorze używanym w firmie z przełożonym, co wynika z polecenia związanego z wykonywaniem pracy zdalnej. Praca dodatkowa, która nie została zgłoszona może zostać niezaliczona jako nadliczbowa, jeśli kierownik nie oceni, że konieczne było wykonywanie takiej pracy w danym dniu.

W przypadku pracy zdalnej co do zasady nie można powoływać się na orzecznictwo sądowe, z którego wynika, że pracę nadliczbową można także wykonywać za wiedzą i zgodą (choćby) milczącą pracodawcy, gdy pracownik działa w jego interesie (por. wyrok SN z 8 grudnia 2015 r., sygn. akt II PK 294/14). W zakładzie pracy przełożony widząc pracownika może bowiem milcząco wyrazić zgodą na dodatkową pracę, co nastąpi po prostu przez akceptowanie takiej sytuacji. W przypadku pracy zdalnej przełożony nie ma takiej świadomości, nawet gdy pracownik jest aktywny na komunikatorze firmowym, gdyż mimo tego nie musi on wykonywać pracy. Trudno będzie więc twierdzić o milczącym zaakceptowaniu polecenia pracy w godzinach nadliczbowych.

W odniesieniu do pracy zdalnej znacznie bardziej adekwatny będzie wyrok Sądu Najwyższego dotyczący ustalania nadgodzin w przypadku telepracy, która jest organizacyjnie bardzo podobna. W wyroku z 4 września 2019 r. (sygn. akt II PK 172/18, OSNP 2020/8/76) Sąd ten przyjął, że pracownik dochodzący wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w zadaniowym systemie czasu pracy w formie telepracy musi precyzyjnie określić rodzaj i wymiar zadań, które wykonywał w wymiarze przekraczającym normalny czas pracy (art. 67⁵ i nast. K.p.). Sąd przyjął, że pracownik powinien udowodnić lub wykazać z wysokim prawdopodobieństwem, że we wskazanych dniach pracy lub dniach wolnych od pracy pracował w interesie i co najmniej za dorozumianą akceptacją pracodawcy w konkretnej i weryfikowalnej liczbie godzin nadliczbowych, co pracodawca może następnie kontestować przeciwdowodami, że taka potrzeba nie wystąpiła, ponieważ zadania te pracownik mógł i powinien był wykonać w granicach normalnego czasu pracy. Zatem przy pracy zdalnej wykazanie nadgodzin przez pracownika, które nie były wprost zlecone przez przełożonego powinno wiązać się ze wskazaniem, jaką pracę w tych nadgodzinach wykonywał oraz skąd wynikała taka potrzeba. Jeśli jednak nie była ona uzgodniona z przełożonym i nie miał on żadnej wiedzy na temat jej świadczenia, istnieje możliwość nieuznania jej za nadliczbową.

Zwracamy uwagę! Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 22 września 2020 r. przyjęło, że wobec osób pracujących zdalnie może być także zastosowany ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych. Ryczałt taki pracodawca może wprowadzić w odniesieniu do pracowników, co do których istnieje możliwość wystąpienia pracy ponadnormatywnej, ale sprawowanie bezpośredniej i precyzyjnej kontroli ich godzin pracy (w tym pracy nadliczbowej) jest niemożliwe lub utrudnione ze względu na stałe jej wykonywanie poza zakładem pracy. Taka sytuacja występuje w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną, dlatego zastosowanie ryczałtu może być bardzo przydatne.

Wprowadzenie ryczałtu za nadgodziny dotyczy jednak tylko przypadków, gdy jest spełniony ogólny warunek z art. 151¹ § 4 K.p., a więc praca jest wykonywana "stale poza zakładem pracy". Stałość należy przy tym rozumieć jako zdecydowaną większość pracy wykonywanej zdalnie, np. 4 na 5 dni pracy w tygodniu. Zatem ryczałtu nie można zastosować przy sporadycznie stosowanej pracy zdalnej lub pracy hybrydowej, gdzie praca zdalna i praca w biurze są dzielone równomiernie. Ryczałt wyklucza się ponadto z poleceniem prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności, gdyż wtedy czas pracy jest dokładnie mierzony i można rozliczyć szczegółowo pracę w nadgodzinach.