Gazeta Podatkowa nr 6 (1881) z dnia 20.01.2022

Ustalanie nadgodzin w nietypowych sytuacjach

Praca wykonywana ponad normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest pracą w nadgodzinach. Ustalenie godzin nadliczbowych w przypadku pracownika wykonującego pracę w siedzibie pracodawcy, według stałego rozkładu czasu pracy, nie przysparza na ogół większych trudności. Gorzej, jeżeli pracownicy świadczą pracę w bardziej elastycznych systemach czasu pracy, poza budynkiem firmowym lub w czasie podróży służbowej.

Praca ponad normę w systemie zadaniowym

Zadaniowy system czasu pracy jest jednym z bardziej elastycznych sposobów organizacji pracy. Może być stosowany, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania. Do wprowadzenia tego systemu konieczne jest m.in. porozumienie pracodawcy z pracownikiem co do czasu niezbędnego do wykonania ustalonych zadań. Przy ustalaniu zakresu tych zadań konieczne jest uwzględnienie ogólnych norm czasu pracy, które obowiązują również w systemie zadaniowym. Zakres zadań powinien być tak ustalony, aby pracownik mógł je wykonać w ramach podstawowego czasu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (art. 140 K.p.).

Prawidłowo ustalony zakres zadań, tj. w granicach norm czasu pracy, nie powoduje nadgodzin. Mogą one jednak wystąpić, jeżeli ilość zadań będzie obiektywnie niemożliwa do wykonania w 8 godzinach pracy na dobę i przeciętnie 40 na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Wówczas każda godzina pracy podjęta przez pracownika w celu wykonania zadań przekraczających normy będzie godziną nadliczbową (patrz ramka). Także powierzenie pracownikowi dodatkowych, nieustalonych wcześniej w porozumieniu zadań, bez pomniejszenia puli dotychczas ustalonych, może skutkować nadgodzinami.

Praca zdalna nie wyklucza nadgodzin

W ostatnim okresie, w związku z epidemią COVID-19, wielu pracowników zmieniło formę wykonywania pracy ze stacjonarnej na zdalną. Pracodawca może powierzyć pracownikowi wykonywanie takiej pracy na mocy art. 3 tzw. specustawy w sprawie COVID-19, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, wprowadzonych w związku z COVID-19 oraz w ciągu 3 miesięcy po odwołaniu tych stanów.

Praca wykonywana w trybie zdalnym jest normalną pracą świadczoną w ramach stosunku pracy. Pracownika wykonującego pracę zdalną dotyczą więc ogólne regulacje prawa pracy, w tym dotyczące norm czasu pracy. Fakt przejścia na pracę zdalną nie zmienia też, o ile pracodawca nie zarządzi inaczej, dotychczasowego systemu i rozkładu czasu pracy takiego pracownika.

Ze względu na specyfikę wykonywania pracy w sposób zdalny, systemem stosowanym zazwyczaj przy takiej pracy jest tzw. system podstawowy, przewidujący pięć dni pracy w tygodniu, w dniówkach o równej liczbie godzin. Może być również stosowany bardziej elastyczny system czasu pracy, jakim jest system zadaniowy. W obu tych systemach pracownika obowiązują dotyczące go normy czasu pracy, w większości wynoszące 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Jak już wspomniano, praca wykonywana ponad te normy jest pracą w nadgodzinach. Może ona wystąpić zarówno przy pracy wykonywanej stacjonarnie, jak i w sposób zdalny. W obu przypadkach do wystąpienia nadgodzin konieczna jest chociażby dorozumiana akceptacja pracodawcy dla podjęcia przez pracownika pracy nadliczbowej. W tym kontekście warto, z uwagi na wykonywanie pracy zdalnej poza budynkiem firmy, aby pracodawca wprowadził wymóg występowania przez pracownika z wnioskiem o zgodę na pracę w nadgodzinach, np. mailowo czy telefonicznie.

Podróż służbowa a nadgodziny

Czas podróży służbowej zasadniczo nie podlega zaliczeniu do czasu pracy. Wyjątki od tej zasady dotyczą dwóch sytuacji. Pierwsza z nich ma miejsce, gdy czas odbywania podróży służbowej (w tym dojazdu i powrotu z miejsca docelowego podróży) nakłada się na stałe godziny pracy danego pracownika. Druga sytuacja dotyczy wykonywania pracy w czasie podróży służbowej. W razie wystąpienia tych okoliczności podróż służbowa w zakresie:

• przypadającym na rozkładowe godziny pracy lub/i
• na czas efektywnie świadczonej pracy

podlega zaliczeniu do czasu pracy. Praca w nadgodzinach w czasie podróży służbowej występuje dopiero wówczas, gdy w trakcie doby podróży, w trakcie której miała miejsce ta praca, pracownik przepracował już swoją normę dobową (lub podróż została mu zaliczona do czasu pracy w zakresie tej normy).

Przykładowo, praca nadliczbowa może wystąpić w sytuacji, gdy pracownik pracujący od poniedziałku do piątku od 7⁰⁰ do 15⁰⁰ wyjechał w 2-dniową podróż służbową i drugiego dnia wykonywał zlecone zadanie w godz. od 16⁰⁰ do 18⁰⁰. Wówczas do czasu pracy zostaną mu zaliczone godziny od 7⁰⁰ do 15⁰⁰ (nakładające się na grafik pracownika) oraz dwie godziny pracy od 16⁰⁰ do 18⁰⁰. Spowoduje to wystąpienie dwóch nadgodzin z przekroczenia dobowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.)