Kompensowanie czasem wolnym nadgodzin dobowych

1. Kiedy występują nadgodziny dobowe?

W myśl art. 129 § 1 K.p., czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę z zastrzeżeniem art. 135-138, 143 i 144 K.p., które przewidują możliwość wydłużenia dniówki roboczej w niektórych systemach lub rozkładach czasu pracy do 12, 16 lub 24 godzin. Zarówno praca ponad normę dobową, jak i ponad wydłużoną dniówkę generuje tzw. nadgodziny dobowe, za które przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatki, w wysokości uzależnionej od pory lub rodzaju dnia, w którym wystąpiła. Pracodawca może ją też zrekompensować czasem wolnym.

Zwracamy uwagę! W przypadku stosowania szczególnych systemów lub rozkładów czasu pracy pracodawca może zaplanować do przepracowania taką liczbę godzin, która jest niższa od normy dobowej, albo taką, która jest od niej wyższa, lecz nie osiąga pułapu maksymalnego. W pierwszym przypadku nadgodziną dobową będzie dopiero godzina przekraczająca normę, a w drugim każda pozaplanowa.

Przykład 1

Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

W jednym z tygodni drugiego okresu zaplanowano mu pracę: w poniedziałek - 4 godziny, we wtorek - 6 godzin, w środę - 8 godzin, w czwartek - 10 godzin, w piątek - 12 godzin. Ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy w dniach od poniedziałku do czwartku pracował on o trzy godziny, a w piątek o jedną godzinę dłużej.

Dodatkowa praca, która miała miejsce:

w poniedziałek nie naruszyła normy dobowej, a zatem nie wystąpiły nadgodziny dobowe (na zakończenie okresu rozliczeniowego będzie sklasyfikowana jako nadgodziny średniotygodniowe, co omawiamy w punkcie 2),
we wtorek przekroczyła normę dobową o 1 godzinę (dziewiąta godzina pracy), a zatem dwie pierwsze należy sklasyfikować tak jak powyżej (pierwszy myślnik), a ostatnią jako nadgodzinę dobową,
w środę w całości przekroczyła normę dobową, a zatem wystąpiły 3 nadgodziny dobowe,
w czwartek przekroczyła zaplanowany przedłużony wymiar dobowy o 3 godziny, a więc wystąpiły 3 nadgodziny dobowe,
w piątek przekroczyła zaplanowany przedłużony wymiar dobowy o 1 godzinę, wystąpiła zatem 1 nadgodzina dobowa.

2. Wymiar udzielanego czasu wolnego

Wymiar czasu wolnego w zamian za nadgodziny dobowe jest uzależniony od trybu, w którym nastąpi jego udzielenie. Ustawodawca przewidział dwie możliwości, tj.:

na wniosek pracownika,
w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy.

W pierwszym przypadku stosunek godzin wolnych do liczby nadgodzin wynosi 1:1, a w drugim 1,5:1, z zachowaniem dodatkowo gwarancji wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Przykład 2

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym na kwartały kalendarzowe. W lipcu 2016 r. przepracował 15 nadgodzin dobowych, które będą zrekompensowane czasem wolnym. Jeżeli z wnioskiem o ten czas wystąpi pracownik, będzie mu przysługiwało 15 godzin wolnych. Jeżeli czas ten wyznaczy jednostronnie pracodawca, pracownik powinien otrzymać 22 godziny i 30 minut wolnego (1,5 x 15 godz.).

Wniosek pracownika o wolne za nadgodziny dobowe musi mieć formę pisemną; załącza się go i przechowuje z kartą ewidencji czasu pracy (art. 151² § 1 K.p. oraz § 8a rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji...).

3. Terminy udzielenia i wykorzystania czasu wolnego

GIP

Decyzję o rekompensacie nadgodzin dobowych czasem wolnym należy podjąć najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny wystąpiły. Wynika to przede wszystkim z przepisu art. 80 K.p., w myśl którego za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie, a fakt wystąpienia nadgodzin dobowych jest bezsporny "od razu". A zatem pracownikowi przysługuje wynagrodzenie i dodatki, które wypłaca się (o ile następuje to w cyklach miesięcznych) nie później niż 10. dnia następnego miesiąca (art. 85 § 2 K.p.). Z wypłaty dodatków zwalnia jedynie złożenie przez pracownika i akceptacja przez pracodawcę wniosku o udzielenie w zamian czasu wolnego albo wyznaczenie takiego czasu przez pracodawcę. Analogiczne stanowisko w tej sprawie zajmuje Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy, który w piśmie z 21 kwietnia 2009 r. (znak GPP-306-4560--32/09/PE/RP) wyjaśnił, że: "(...) o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem.

Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 1512 § 2 K.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu.".

Jeśli zaś chodzi o termin udzielenia czasu wolnego, to gdy następuje to bez wniosku pracownika, powinien on przypadać najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego (art. 151² § 2 K.p.). Z kolei, jeżeli następuje na wniosek pracownika, to może on wskazać dowolnie wybraną przez siebie datę, nawet w znaczenie odległym okresie.

Przykład 3

Pracodawca z przykładu 2 zamierza zrekompensować dodatkową pracę pracownika czasem wolnym od pracy. Decyzję w tej sprawie oraz informację o niej powinien przekazać zainteresowanemu do dnia wypłaty wynagrodzenia za lipiec 2016 r., a czasu wolnego udzielić do końca września 2016 r.

Gdyby z wnioskiem wystąpił pracownik, to dokument powinien wpłynąć do dnia wypłaty, natomiast termin kompensaty byłby dowolny.