Udzielanie wolnego za pracę poza rozkładem

Pracownicy wykonują pracę zgodnie z rozkładem czasu pracy. Planowana jest ona w przyjętym okresie rozliczeniowym, w oparciu o obowiązujący w nim wymiar czasu pracy. Każda praca wykraczająca poza tak zaplanowany rozkład czasu jest pracą pozarozkładową i wymaga rekompensaty. Można za nią udzielić czasu/dnia wolnego od pracy, stosownie do regulacji kodeksowych, lub wypłacić rekompensatę finansową. Wymiar udzielanego czasu wolnego zależy m.in. od tego, w jakich dniach wystąpiła praca pozarozkładowa.

Czas wolny za nadgodziny dobowe

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Praca ta jest dopuszczalna w razie:

konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 § 1 K.p.).

Przekroczenia dobowe należy ustalać w zakresie doby pracowniczej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego w podstawowej organizacji czasu pracy powstają po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy, czyli zasadniczo w przypadku pracy powyżej 8 godzin na dobę. Czas pracy w tej organizacji w ciągu doby nie może bowiem przekraczać 8 godzin (z wyjątkiem określonych grup zatrudnionych, których obowiązuje obniżona dobowa norma czasu pracy, np. niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym).

Natomiast w szczególnych systemach czasu pracy (np. w równoważnym) lub rozkładach czasu pracy, godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego wystąpią:

po przekroczeniu normy dobowej, jeżeli praca była planowana w zakresie normy dobowej,
po przekroczeniu przedłużonego wymiaru dobowego.

Przykładowo, jeśli w systemie równoważnym przewidującym przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin pracownik miał zaplanowane w danym dniu 10 godzin pracy, to nadgodziny dobowe powstają począwszy od jedenastej godziny pracy. Gdyby jednak miał zaplanowane np. 6 godz. pracy, to nadgodziny dobowe wystąpią po 8. godzinie pracy.

W zamian za nadgodziny dobowe pracownikowi może zostać udzielony czas wolny:

na pisemny wniosek pracownika - w wymiarze 1 : 1, czyli godzina za godzinę,
z inicjatywy pracodawcy - w wymiarze 1,5 : 1, czyli półtorej godziny za godzinę (przykład 1).

Ponadto przy udzielaniu czasu wolnego za nadgodziny w drodze decyzji pracodawcy, niedopuszczalne jest obniżenie wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 151² § 2 K.p.).

Terminy udzielenia czasu wolnego

Termin udzielenia czasu wolnego za nadgodziny dobowe, gdy następuje to bez wniosku pracownika, powinien przypadać najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego (art. 151² § 2 K.p.). Natomiast gdy z wnioskiem występuje pracownik, to może on przypadać w dowolnie wybranym przez pracownika czasie, nawet w innym okresie rozliczeniowym.

Ustaleń odnośnie rekompensaty nadgodzin dobowych czasem wolnym należy dokonać najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym te nadgodziny wystąpiły. Jeżeli do tego czasu pracownik nie złoży wniosku o czas wolny za nadgodziny lub pracodawca go nie zaakceptuje albo pracodawca nie wyznaczy takiego czasu wolnego z własnej inicjatywy, to będzie musiał wypłacić pracownikowi dodatki do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego. Takie też stanowisko prezentuje w tej sprawie Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy, który w piśmie z 21 kwietnia 2009 r., znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP, stwierdził, że: "(...) o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem.

Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151² § 2 K.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu.

Czas wolny za nadgodziny średniotygodniowe

Czas pracy nie może przekraczać przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 K.p.). Naruszenie tej normy skutkuje wystąpieniem nadgodzin średniotygodniowych, które ustala się na zakończenie okresu rozliczeniowego.

Przepisy z zakresu czasu pracy pozwalają na rekompensatę nadgodzin czasem wolnym na wniosek pracownika lub w drodze decyzji pracodawcy, nie rozróżniając przy tym czy chodzi o nadgodziny dobowe, czy średniotygodniowe. Jednak z możliwości tej w odniesieniu do nadgodzin średniotygodniowych w praktyce nie będzie mógł skorzystać pracodawca. Z art. 151² § 2 K.p. wynika, że gdy czasu wolnego za nadgodziny udziela na mocy własnej decyzji pracodawca, to musi to nastąpić do końca okresu rozliczeniowego. Nadgodziny średniotygodniowe stwierdzane są na koniec okresu rozliczeniowego, dlatego nie jest możliwe wskazanie ich wykorzystania do upływu tego terminu.

Natomiast dopuszczalne jest, aby o rekompensatę czasem wolnym za nadgodziny średniotygodniowe wystąpił pracownik. Może on wnioskować o odbiór czasu wolnego za nadgodziny średniotygodniowe w dowolnym czasie. Musi jednak złożyć ten wniosek do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym stwierdzono przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy (przykład 2). Jeżeli nie dokona tego w tym czasie, pracodawca będzie obowiązany wypłacić mu dodatki do wynagrodzenia.

Czasu wolnego za nadgodziny średniotygodniowe udziela się na wniosek pracownika w tym samym wymiarze co przy nadgodzinach dobowych.

Dzień wolny za pracę w wolną sobotę

Pracowników, niezależnie od systemu czasu pracy, obowiązuje przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 K.p.). Przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy zasadniczo występuje wtedy, gdy oprócz niedzieli pracownikowi wyznaczono co najmniej jeszcze jeden dzień wolny od pracy. Bardzo często takim dniem jest w zakładach sobota, choć może on przypadać w dowolnym dniu od poniedziałku do soboty. Dzień ten powinien wynikać z rozkładu czasu pracy danego pracownika. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony, z pewnymi wyjątkami (art. 129 § 3 i 4 K.p.).

Polecenie pracy pracownikowi w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy skutkuje obowiązkiem oddania w zamian innego dnia wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego (art. 151³ K.p.). Powołany przepis nie wymienia żadnego wyjątku od podanej zasady udzielania dnia wolnego, dlatego jej naruszenie może być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Termin udzielenia dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy przypada w danym okresie rozliczeniowym i wymaga uzgodnienia z pracownikiem. Niemożność uzgodnienia tego terminu, a także nieobecność pracownika w pracy do końca okresu rozliczeniowego, może uzasadniać w takiej sytuacji wypłatę dodatków do wynagrodzenia za przekroczenia średniotygodniowe (choć nie przewidują tego przepisy). Przy czym pracodawca będzie musiał udowodnić, że takie okoliczności miały miejsce.

Przepisy z zakresu prawa pracy dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Udzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy obejmuje pracę w zakresie normy dobowej i poniżej tej normy. Natomiast w przypadku, gdy praca w takim dniu przekraczała normę dobową, pracownikowi przysługuje cały dzień wolny, a za godziny ponad normę dobową czas wolny na wniosek lub bez wniosku pracownika, albo dodatki za nadgodziny dobowe (przykład 3).

Dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto

W zamian za pracę pozarozkładową w niedzielę lub święto pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi inny dzień wolny od pracy. W przypadku niedzieli powinno to nastąpić w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeśli nie jest to możliwe, do końca okresu rozliczeniowego. W razie pracy w dniu świątecznym pracodawca jest zobligowany udzielić pracownikowi innego dnia wolnego w ciągu okresu rozliczeniowego. W razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego w podanych terminach pracownikowi za każdą godzinę pracy w niedzielę lub w święto przysługuje dodatek do wynagrodzenia (art. 151¹¹ § 1-3 K.p.).

Konsekwencją nieudzielenia dnia wolnego za dodatkową pracę w niedzielę lub święto jest przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Powstają wówczas nadgodziny średniotygodniowe. Jak uważa Główny Inspektor Pracy istnieją wówczas dwie odrębne podstawy prawne do wypłaty dodatków za nadgodziny. Natomiast odmienne zdanie w tej sprawie ma Sąd Najwyższy, który uznał w uchwale z 15 lutego 2006 r., sygn. akt II PZP 11/05, że za pracę niedzielną nieskompensowaną innym dniem wolnym przysługuje jeden dodatek.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony na pełny etat w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym (zgodnym z kwartałami) w sierpniu 2016 r. przepracował 11 nadgodzin dobowych, za które pracodawca z własnej inicjatywy udzielił mu we wrześniu br. czasu wolnego.

Pracownik ma do wykorzystania we wrześniu br. 16,5 godziny czasu wolnego za nadgodziny na mocy jednostronnej decyzji pracodawcy. Gdyby jednak z wnioskiem o ten czas wystąpił pracownik, miałby prawo do 11 godzin czasu wolnego.

Przykład 2

Wynagrodzenia w zakładzie wypłacane są 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zakładamy, że w dniu 30 września 2016 r. pracodawca ustali, iż pracownik przepracował 8 nadgodzin średniotygodniowych.

Pracownik do 10 października 2016 r. może złożyć wniosek o udzielenie w zamian za nadgodziny średniotygodniowe czasu wolnego od pracy w wybranym przez siebie terminie. Jeżeli do tego czasu wniosek nie wpłynie lub nie zostanie zatwierdzony przez pracodawcę, pracownikowi będzie należało wypłacić dodatki do wynagrodzenia.

Przykład 3

Pracownik jest zatrudniony w podstawowej organizacji od poniedziałku do piątku, w 2-miesięcznym okresie rozliczeniowym. We wrześniu 2016 r. pracował w jedną sobotę przez 12 godzin. Do końca października br. należy mu udzielić jednego dnia wolnego za pracę w sobotę, co zrekompensuje pracę w zakresie normy dobowej, czyli 8 godzin. Ponadto za 4 nadgodziny dobowe dodatkowo należy mu udzielić do końca października 2016 r. na mocy decyzji pracodawcy 6 godzin wolnego. Możliwe jest też udzielenie za te 4 nadgodziny dobowe czasu wolnego na wniosek pracownika w dowolnym okresie w wymiarze 4 godzin wolnego lub wypłacić 4 dodatki za nadgodziny do wynagrodzenia należnego za wrzesień 2016 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)