Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 20 (422) z dnia 10.10.2016

Kiedy opłaca się pracodawcy oddawać pracownikowi czas wolny za nadgodziny?

Oddawanie czasu wolnego nie jest podstawowym sposobem rekompensaty nadgodzin. W przypadku przekroczeń dobowych oraz naruszających przeciętną normę tygodniową, najczęściej stosowaną w praktyce formą jest dodatek do normalnego wynagrodzenia. W tym przypadku oddanie czasu wolnego można uznać za alternatywę, z której pracodawca może, lecz nie musi korzystać. Nie ma ona bezpośredniego zastosowania do pracy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia roboczego.

Wolne za pracę wykonywaną w dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy

Wykonywanie pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu powoduje konieczność oddania pracownikowi innego dnia wolnego (art. 151³ K.p.). Przeważnie dniem wolnym od pracy jest sobota, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby firmy pracujące przez 6 lub 7 dni w tygodniu, wyznaczały takie dni indywidualnie w przekazywanych pracownikom rozkładach czasu pracy.

Oddanie dnia wolnego musi nastąpić przed końcem okresu rozliczeniowego w terminie uzgodniony z pracownikiem. Brak możliwości narzucenia pracownikowi woli pracodawcy co do terminu powoduje, że dopełnienie tego obowiązku może być znacznie utrudnione.

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym, wykonuje zadania od poniedziałku do piątku. W związku z koniecznością dokończenia inwentaryzacji został wezwany do pracy w wolną sobotę i wykonywał pracę przez 6 godzin. W zamian pracodawca zaproponował mu cały dzień wolny, przedstawiając kilka możliwych terminów. Pracownik odmówił przyjęcia tych propozycji, dając do zrozumienia, że bardziej niż na wolnym zależy mu na wypłacie wynagrodzenia wraz z dodatkiem. Pracodawca nie może przymusić pracownika do wykorzystania dnia wolnego, więc w takich okolicznościach powinien udokumentować to, że proponował kolejne terminy jego odbioru, zaś pracownik odmawiał ich przyjęcia. Przy prawidłowo ustalonym rozkładzie pracy, godziny wypracowane w sobotę spowodują, z końcem okresu rozliczeniowego, przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej o 6 godzin, uprawniając pracownika do 100% dodatków do normalnego wynagrodzenia.

Udokumentowanie przez pracodawcę, że starał się wywiązać z obowiązku oddania wolnego za pracę w dniu wolnym, pozwoli mu uniknąć, w razie ewentualnej kontroli, odpowiedzialności za wykroczenie, jakim jest zawinione naruszenie przepisów o czasie pracy. Brak winy pracodawcy może również wynikać z okoliczności obiektywnie uniemożliwiających oddanie wolnego, np. zaplanowanego urlopu lub choroby pracownika, rozpoczynających się po przepracowanym dniu wolnym i trwających do końca okresu rozliczeniowego. Analogicznie w przypadku, gdy przepracowany dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach był ostatnim dniem okresu rozliczeniowego - nieoddanie innego dnia wolnego nie będzie przez pracodawcę zawinione.

Zwracamy uwagę! Polecenie pracy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy - niezależnie od liczby godzin pracy w tym dniu - kompensowane jest całym dniem wolnym. Oznacza to, że nawet za 1 godzinę pracy w takim dniu, pracodawca powinien oddać pracownikowi cały dzień wolny. Choć nie wynika to wprost z przepisu, oddanie np. 8-godzinnego dnia wolnego za mniejszą liczbę godzin sobotniej pracy nie daje podstaw do obniżenia wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za pełny przepracowany miesiąc. Takiego skutku nie może bowiem powodować zastosowanie ochronnych przepisów o czasie pracy. Z uwagi na to, najbardziej opłacalnym dla pracodawcy jest polecanie pracy w dniu wolnym w wymiarze 8 godzin, a wówczas oddanie całego dnia wolnego pozostanie bez wpływu na uprawnienia płacowe pracownika, który w efekcie przepracuje nominał obliczony dla danego okresu rozliczeniowego.

Jeśli oddanie dnia wolnego następuje w kolejnym miesiącu okresu rozliczeniowego, to w miesiącu, w którym wystąpiła dodatkowa praca, pracownik ma roszczenie o normalne wynagrodzenie za każdą godzinę pracy w dniu wolnym. Naruszenie tego obowiązku może być kwalifikowane jako wykroczenie, polegające na niewypłaceniu w terminie całego wynagrodzenia za pracę (art. 282 § 1 pkt 1 K.p.). Również w miesiącu odbioru pracodawca wypłaca wynagrodzenie za liczbę godzin przepracowanych.

Polecenie dodatkowej pracy w niedzielę lub święto

Rekompensatą za wykonywanie pracy w niedzielę lub święto jest wskazanie innego dnia wolnego, co powinno nastąpić w przypadku pracy:

• w niedzielę w okresie 6 dni poprzedzających lub następujących po tej pracy, a gdy nie jest to możliwe - przed końcem okresu rozliczeniowego,
   
• w święta - do końca okresu rozliczeniowego (art. 151¹¹ § 1-2 K.p.).

Jeśli jednak oddanie wolnego okaże się niemożliwe - pracodawca może wypłacić pracownikowi 100% dodatek do normalnego wynagrodzenia za każdą godzinę takiej pracy. To zaś powoduje, że pracodawca ma prawo przyjąć korzystne z jego perspektywy zasady rekompensaty takiej pracy, udzielając dnia wolnego w przypadku niedziel i świąt, na które wezwał pracownika do pracy w wymiarze 8 godzin oraz wypłacając wynagrodzenie z dodatkiem za te niedziele i święta, w ramach których świadczył on pracę mniejszą liczbę godzin.

Rekompensata pracy powyżej normy dobowej i średniotygodniowej

Podstawową formą rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych jest wypłata wynagrodzenia uzupełnionego o 50% lub 100% dodatek (art. 151¹ § 1 i 2 K.p.), a udzielenie czasu wolnego stanowi alternatywę, pozwalającą pracodawcy zwolnić się z obowiązku zapłaty dodatku (art. 151² K.p.). Rozważając oddawanie czasu wolnego warto pamiętać, że ustawodawca przewiduje, iż w przypadku gdy taka forma kompensaty następuje z inicjatywy:

• pracownika - czas wolny przysługuje w proporcji 1:1 w stosunku do wypracowanych nadgodzin i może być udzielony również po zakończeniu okresu rozliczeniowego,
   
• pracodawcy - czas wolny przysługuje w proporcji 1,5:1 w stosunku do wypracowanych nadgodzin, musi być udzielony w ramach okresu rozliczeniowego, w którym doszło do nadgodzin, a jego oddanie w przewidzianym wymiarze nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesiąc.

Biorąc pod uwagę te wymogi, oddawanie wolnego bez wniosku pracownika okazuje się ekonomicznie nieopłacalne, szczególnie gdy ma nastąpić w kolejnym miesiącu okresu rozliczeniowego. Oddając czas wolny, pracodawca zwalnia się bowiem jedynie z obowiązku wypłaty dodatku, nie z normalnego wynagrodzenia, które powinno zostać wypłacone pracownikowi wraz z wynagrodzeniem za miesiąc wystąpienia nadgodzin. Jeśli zaś pracownik skorzysta z wolnego w następnym miesiącu, to pracodawca nie może proporcjonalnie obniżyć jego wynagrodzenia, czyli zapłaci za te same przekroczenia dwukrotnie - w miesiącu ich wystąpienia oraz w miesiącu udzielenia czasu wolnego.

Pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości 3.000 zł. W sierpniu 2016 r. wypracował 10 nadgodzin dobowych przypadających w porze dziennej, za które we wrześniu 2016 r. pracodawca wyznaczył mu 15 godzin wolnego, wobec czego pracownik w tym miesiącu przepracował 161 godzin (176 godz. - 15 godz.).

Taka forma rekompensaty spowodowała, że pracownik:

• za sierpień 2016 r. otrzymał 3.170,50 zł, tj. obok wynagrodzenia zasadniczego dodatkowo normalne wynagrodzenie za 10 nadgodzin w wysokości 170,50 zł, (3.000 zł : 176 godz. = 17,05 zł; 17,05 zł x 10 godz. = 170,50 zł),
   
• za wrzesień 2016 r. pełne wynagrodzenie w wysokości 3.000 zł.

Zwracamy uwagę! Jeśli pracodawca zamierza korzystać z możliwości udzielania wolnego bez wniosku pracownika, najlepiej gdy wyznaczy go w miesiącu, w którym doszło do nadgodzin, gdyż wówczas zredukuje koszty pracy związane z oddawaniem 1,5 godziny wolnego za każdą nadgodzinę. W praktyce opłacalne jest ograniczenie wykorzystania tego sposobu rekompensaty do nadgodzin wymagających wypłaty 100% dodatku, czyli przypadających w porze nocnej oraz stanowiących przekroczenia dobowe występujące w wolną niedzielę lub święto. Nie znajdzie on jednak zastosowania do nadgodzin średniotygodniowych, z uwagi na możliwość ich stwierdzenia dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego, a w konsekwencji braku możliwości spełnienia warunku udzielenia czasu wolnego w ramach tego samego okresu rozliczeniowego.

Zdecydowanie korzystniejsze jest udzielanie wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika. W takim przypadku czas wolny może przypadać w innym okresie rozliczeniowym, a więc można udzielić mu wolnego również za przekroczenia średniotygodniowe. W tym celu wystarczy, że pracownik wystąpi z wnioskiem pomiędzy ostatnim dniem okresu rozliczeniowego a dniem wypłaty wynagrodzenia za jego ostatni miesiąc. Pozwala to pracodawcy uniknąć wypłaty 100% dodatku, a wypłacone za te nadgodziny normalne wynagrodzenie uzasadnia proporcjonalne obniżenie płacy w miesiącu odbioru wolnego. Z uwagi na te różnice, fakt oddawania czasu wolnego na wniosek pracownika należy udokumentować, przechowując jego pisemne wnioski wraz z kartami ewidencji czasu pracy - § 8a rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Załóżmy, że pracownik z poprzedniego przykładu wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie 8 godzin wolnego we wrześniu 2016 r. Akceptacja tego wniosku spowodowała, że pracodawca wypłacił z wynagrodzeniem za sierpień 2016 r. normalne wynagrodzenie za 10 nadgodzin oraz dodatki za 2 nadgodziny, za które nie udzielił czasu wolnego, tj. 187,56 zł, w tym 170,50 zł normalnego wynagrodzenia i 17,06 zł tytułem dodatków (17,05 zł x 50% = 8,53 zł; 2 godz. x 8,53 zł = 17,06 zł).

We wrześniu 2016 r. pracownik przepracował 168 godzin przy wymiarze równym 176 godzinom. Pracodawca ma prawo proporcjonalnie obniżyć jego wynagrodzenie. W tym celu miesięczną stawkę 3.000 zł należy podzielić przez nominał, czyli 176 godzin i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności, uzyskując kwotę 136,40 zł. Następnie odjąć ją od wynagrodzenia należnego za pełen miesiąc, otrzymując do wypłaty za ten miesiąc 2.863,60 zł.

Dodatki 50% za 8 nadgodzin zrekompensowanych czasem wolnym kosztowałyby pracodawcę 68,24 zł, więc zaoszczędzenie tej kwoty oraz możliwość obniżenia wynagrodzenia za wrzesień o 136,40 zł pozwala uniknąć podwyższonych kosztów pracy.

Jeszcze większe korzyści daje oddanie na wniosek pracownika czasu wolnego za nadgodziny występujące w porze nocnej, przekroczenia dobowe w niedziele i święta oraz ewentualne przekroczenia średniotygodniowe. Uprawniają one pracownika do 100% dodatku do normalnego wynagrodzenia, więc możliwość ograniczenia jego roszczeń płacowych wyłącznie do normalnego wynagrodzenia oraz udzielenie bezpłatnego czasu wolnego daje pracodawcy największe oszczędności. Praktyką uzasadnioną ekonomicznie w firmach, w których pracownicy chcą wnioskować o wolne za nadgodziny, będzie więc rekompensowanie w ten sposób w pierwszej kolejności "najdroższych" nadgodzin, wymagających wypłaty 100% dodatku, a dopiero w razie pozostawienia pewnej puli niezagospodarowanych godzin - przekroczeń wymagających wypłaty 50% dodatku. Wobec tego, że to pracownik powinien wskazać we wniosku, za które nadgodziny chce odebrać czas wolny, a jego wybór niekoniecznie musi być korzystny dla pracodawcy, strony mogą negocjować tę kwestię, a pracodawca ma prawo uzależnienia udzielenia wolnego od wskazania tych nadgodzin, z którymi wiąże się prawo do najwyższych dodatków. Nie może on jednak narzucić swojej woli pracownikowi, gdyż ten przywilej zastrzeżono dla przypadków, w których wolne jest udzielane z wyłącznej inicjatywy pracodawcy, co niekorzystnie wpływa na wysokość rekompensaty.

Zwracamy uwagę! Zgodnie z poglądami Głównego Inspektora Pracy, brak wniosku pracownika lub decyzji pracodawcy o wyznaczeniu wolnego w rozkładzie na dany miesiąc powoduje, że takie nadgodziny muszą zostać zrekompensowane normalnym wynagrodzeniem i dodatkiem w pierwszym terminie wypłaty wynagrodzenia, przypadającym po ich wystąpieniu (por. stanowisko GIP z 21 kwietnia 2009 r. w sprawie terminu składania wniosku o czas wolny od pracy, sygn. GPP-306-4560-32/09/PE/RP).