Udzielanie czasu wolnego albo dni wolnych za pracę pozarozkładową

Praca w godzinach nadliczbowych wymaga rekompensaty ze strony pracodawcy. Ma on do wyboru dwie formy: albo udzielenie czasu lub dni wolnych, albo wypłatę dodatków do normalnego wynagrodzenia. Udzielanie czasu wolnego może mieć przy tym różny wymiar, w zależności od tego, z czyjej inicjatywy jest on udzielany.

Nadgodziny dobowe

Zasadniczo czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę (art. 129 § 1 K.p.). Inaczej jest w takich systemach jak: równoważny, skróconego tygodnia, weekendowy czy w ruchu ciągłym, które przewidują możliwość wydłużenia dniówki roboczej do 12, 16 lub 24 godzin. Praca ponad normę dobową (8 godz.), jak i ponad przedłużony wymiar dobowy, skutkuje powstaniem tzw. nadgodzin dobowych.

W przypadku stosowania szczególnych systemów lub rozkładów czasu pracy nadgodziną dobową będzie dopiero godzina przekraczająca normę dobową, gdy planowana praca miała trwać poniżej normy, albo każda pozaplanowa godzina, gdy praca miała trwać powyżej normy, ale nie przekraczała przedłużonego wymiaru dobowego.

Wymiar czasu wolnego

Wymiar czasu wolnego przysługującego za nadgodziny dobowe zależy od tego, kto będzie inicjatorem jego udzielenia.

Gdy czas wolny będzie udzielany na wniosek pracownika, za jedną nadgodzinę pracownikowi przysługuje jedna godzina czasu wolnego, czyli udziela się go w stosunku 1 : 1. Natomiast gdy czasu wolnego udzieli jednostronnie pracownikowi pracodawca, za jedną nadgodzinę przypada 1,5 godziny czasu wolnego, czyli udziela się go w stosunku 1,5 : 1. Jednocześnie w tej drugiej sytuacji obowiązuje gwarancja zachowania przez pracownika wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (przykład 1).

Wniosek pracownika o wolne za nadgodziny dobowe musi mieć formę pisemną (art. 151² § 1 K.p.). Przechowuje się go z kartą ewidencji czasu pracy, co wynika z § 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).

Udzielenie czasu wolnego

Uzgodnienie rekompensaty nadgodzin dobowych w formie udzielenia czasu wolnego powinno nastąpić najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny wystąpiły. W przeciwnym przypadku pracodawca będzie obowiązany do wypłaty pracownikowi wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny. Tylko bowiem złożenie przez pracownika i akceptacja przez pracodawcę wniosku o udzielenie w zamian za nadgodziny dobowe czasu wolnego albo wyznaczenie takiego czasu przez pracodawcę zwalnia go z wypłaty dodatków do wynagrodzenia.

Takie też stanowisko w tej sprawie zajmuje Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy, który w piśmie z dnia 21 kwietnia 2009 r., znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP, wyjaśnił, że: "(...) Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151² § 2 K.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu".

Termin udzielenia czasu wolnego za nadgodziny dobowe, gdy udziela go pracodawca powinien przypadać najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego (art. 151² § 2 K.p.). Z kolei, jeżeli następuje na wniosek pracownika, może przypadać w dowolnym czasie, nawet poza danym okresem rozliczeniowym.

W razie udzielenia czasu wolnego za nadgodziny pracownik nie ma już prawa do dodatku.

Nadgodziny średniotygodniowe

Czas pracy nie może przekraczać przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 K.p.). Praca wykraczająca poza tę normę generuje tzw. nadgodziny średniotygodniowe.

Najczęściej nadgodziny średniotygodniowe powstają, gdy praca w dniu wolnym nie została zrekompensowana innym dniem wolnym. Mogą również wynikać z pracy w ramach tzw. czarnej dziury, czyli w okresie przerw między dobami pracowniczymi, gdy nie dochodzi do przekroczeń dobowych.

Nadgodziny średniotygodniowe ustala się na zakończenie okresu rozliczeniowego. Metodę, według której się je oblicza, przedstawiła Państwowa Inspekcja Pracy. Polega ona na tym, że od łącznej sumy godzin przepracowanych pomniejszonej o liczbę nadgodzin dobowych odejmuje się nominalny wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w tym okresie.

Możliwość kompensowania nadgodzin średniotygodniowych czasem wolnym od pracy nie obejmuje pracodawcy. Nadgodziny te ustala się na koniec okresu rozliczeniowego, co nie pozwala na udzielenie przez pracodawcę w zamian za nie czasu wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Możliwe jest jednak, aby o wolne za tego rodzaju nadgodziny wystąpił pracownik. Może on bowiem wnioskować o udzielanie czasu wolnego poza danym okresem rozliczeniowym. Jednakże wniosek w tej sprawie pracownik musi złożyć do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym stwierdzono przekroczenia. W razie braku wniosku w tym terminie pracodawca ma obowiązek wypłaty dodatków do wynagrodzenia (przykład 2).

Dzień wolny

Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 K.p.). Zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia oznacza, iż oprócz niedzieli, pracownik powinien mieć w tygodniu co najmniej jeszcze jeden przeciętnie dzień wolny od pracy. W wielu zakładach takim dniem wolnym jest sobota. Jednak może nim być każdy dowolny dzień od poniedziałku do soboty, który należy z góry określić w rozkładzie czasu pracy.

Polecenie pracownikowi pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy powoduje konieczność oddania w zamian innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³ K.p.). Przepisy Kodeksu pracy nie określają żadnych wyjątków w tym zakresie (przykład 3). Dlatego nieudzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy może skutkować grzywną dla pracodawcy (art. 281 pkt 5 K.p.).

Uzgodnienie terminu udzielenia dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy z pracownikiem może być niekiedy kłopotliwe. Przy czym brak jest wymogu, aby postanowienia w tej kwestii miały formę pisemną, zatem dopuszczalne są uzgodnienia ustne. Problemy z ustaleniem takiego dnia wolnego mogą wynikać np. z faktu nieobecności pracownika w pracy do końca okresu rozliczeniowego. Bez względu jednak na trudności z udzieleniem w takich okolicznościach czasu wolnego przepisy w tym zakresie są jednoznaczne. W razie nieudzielenia dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy na koniec okresu rozliczeniowego powstaną nadgodziny średniotygodniowe. Natomiast udzielenie dnia wolnego za dzień dodatkowo przepracowany pozwala na zachowanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Udzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i rozliczenie czasu pracy zależy od tego, przez ile godzin w takim dniu pracownik wykonywał pracę. Jeżeli liczba godzin pracy w dniu wolnym była niższa niż norma dobowa lub równa normie dobowej, to pracownikowi w zamian przysługuje tylko dzień wolny od pracy. Natomiast jeżeli przekraczała normę dobową, to za pracę w granicach normy przysługuje dzień wolny, a za godziny przekraczające normę dobową czas wolny, albo dodatki za nadgodziny dobowe.

Praca w niedzielę lub święto

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele i święta, w przypadkach, o których mowa w art. 151¹⁰ pkt 1-9 i 11 oraz w przepisach ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (Dz. U. z 2018 r. poz. 305), pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy:

w zamian za pracę w niedzielę - w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli albo do końca okresu rozliczeniowego,
w zamian za pracę w święto - w ciągu okresu rozliczeniowego.

W razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego w przypisanym terminie pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia (art. 151¹¹ § 1-3 K.p.).

Przy czym za pracę w niedzielę i święto, w przypadkach określonych w art. 151¹⁰ K.p., uważa się pracę wykonywaną od 6⁰⁰ w tym dniu do 6⁰⁰ w następnym dniu, chyba że u pracodawcy została ustalona inna godzina.

Nieudzielenie dnia wolnego za dodatkową pracę w niedzielę lub święto powoduje przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, a więc stanowi nadgodziny średniotygodniowe. Jak uważa Główny Inspektorat Pracy w opinii otrzymanej przez nasze Wydawnictwo w dniu 14 listopada 2012 r., istnieją wówczas dwie odrębne podstawy prawne do wypłaty dodatków. Przeciwne stanowisko zaprezentował jednak Sąd Najwyższy, który w uchwale z dnia 15 lutego 2006 r., sygn. akt II PZP 11/05, orzekł, że za pracę niedzielną nieskompensowaną innym dniem wolnym przysługuje tylko jeden dodatek.

Przykład 1

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych, licząc od stycznia każdego roku. W kwietniu 2018 r. pracownik przepracował 10 nadgodzin dobowych, które zostaną zrekompensowane czasem wolnym.

Jeżeli z wnioskiem o czas wolny wystąpi pracownik, będzie mu przysługiwało 10 godzin wolnego. Natomiast gdy udzieli mu ich jednostronnie pracodawca, pracownik powinien otrzymać 15 godzin wolnego (1,5 × 10 godz.).

Przykład 2

Pracownik jest zatrudniony w normach podstawowych od poniedziałku do piątku na dwie zmiany. W czwartek pracował na pierwszej zmianie (od 7⁰⁰ do 15⁰⁰), a w piątek na drugiej (od 15⁰⁰ do 23⁰⁰). Ze względu na szczególne potrzeby pracownik przepracował dodatkowo w piątek 3 godziny od 12⁰⁰ do 15⁰⁰. Godzin tych nie można zaliczyć do żadnej z dób pracowniczych (przypadają w tzw. czarnej dziurze), gdyż doba rozpoczęta w czwartek zakończyła się w piątek o 7⁰⁰, a przypadająca w piątek rozpoczęła się o 15⁰⁰. Dodatkowe godziny na zakończenie okresu rozliczeniowego spowodują przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej. Mogą wówczas zostać zrekompensowane czasem wolnym na wniosek pracownika, a w razie jego braku wypłatą dodatków do wynagrodzenia.

Przykład 3

Pracownik jest zatrudniony w normach podstawowych od poniedziałku do piątku w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W kwietniu 2018 r. pracował w dwie soboty. W pierwszą z nich przepracował 6 godzin, a w drugą 10 godzin. Do końca czerwca 2018 r. pracodawca ma obowiązek udzielić mu 2 dni wolnych od pracy, a za 2 nadgodziny dobowe, które wystąpiły przy pracy w drugą sobotę, dodatkowo czasu wolnego lub wypłacić dodatki do wynagrodzenia. Przy czym, gdy czas wolny będzie udzielony z inicjatywy pracodawcy, to do końca czerwca 2018 r. musi on wynieść 3 godziny wolnego, a gdy na wniosek pracownika, to może przypadać w dowolnym czasie i wynosić 2 godziny wolnego. Natomiast gdy będą wypłacane dodatki, wówczas należy je wypłacić za 2 godziny, z wypłatą za kwiecień 2018 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.)