Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 22 (472) z dnia 10.11.2018

Zaliczanie wcześniejszych godzin nadliczbowych na poczet odpracowania "wyjścia prywatnego"

Pracownik skorzystał z kilkugodzinnego zwolnienia od pracy dla celów prywatnych. Czy można zakwalifikować na jego poczet nadgodziny z przekroczenia dobowego?

Tak, na pisemny wniosek pracownika, a jeżeli bez jego wniosku, to w relacji 1,5:1. Będzie to wówczas klasyczne rozliczenie pracy nadliczbowej "w naturze".

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Tak stanowi § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). Nieobecność pracownika w pracy z osobistych powodów o charakterze krótkotrwałym, nazywana w praktyce kadrowej "wyjściem prywatnym", wymaga zgody pracodawcy. Za ten okres nie przysługuje wynagrodzenie, jednak wyście to pracownik może odpracować, nawet w innym dniu roboczym, bez zagrożenia powstania nadgodzin.

Termin odpracowania prywatnego wyjścia z pracy powinien zostać uzgodniony między stronami stosunku pracy.

Nie ma przeszkód, aby pracownik na wyjście prywatne wykorzystał przysługujący mu czas wolny za godziny nadliczbowe. Jest to alternatywny do pieniężnego tryb kompensowania pracy ponadnormatywnej, jednak o naturze równoważnej, dlatego w celu zapobieżenia nadużyciom, bardziej sformalizowany. Pracodawca udziela czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych w relacji 1:1 oraz bez dodatkowych gwarancji w zakresie wynagrodzenia tylko na pisemny wniosek pracownika (art. 151² § 1 K.p.). Dodatkowym zabezpieczeniem przed nieuprawnionym wykorzystywaniem tej formy jest obowiązek przechowywania tego wniosku, przez dołączenie go do karty ewidencji czasu pracy pracownika. Tak wynika z § 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), dalej rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Jednostronne udzielenie czasu wolnego przez pracodawcę wymaga zastosowania relacji 1,5:1, z zachowaniem pełnego wynagrodzenia.

Na temat kompensaty pracy nadliczbowej pisaliśmy m.in. w UiPP nr 21/2018, str. 33-35.

Pracownik jest zatrudniony w organizacji podstawowej od poniedziałku do piątku w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, za wynagrodzeniem zasadniczym w stawce miesięcznej. Na początku września br. trzykrotnie pracował dłużej z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy przekraczając normę dobową łącznie o 5 godzin. Pod koniec tego miesiąca miał do załatwienia w godzinach pracy sprawę osobistą, na co potrzebował 3 godzin wolnego. W tym celu:

1) wystąpił do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o udzielenie zwolnienia od pracy, na co uzyskał zgodę, a strony nie umówiły się co do odpracowania tego zwolnienia i pracownik go nie odpracował,

2) wystąpił do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o udzielenie zwolnienia do pracy, na co uzyskał zgodę, a strony umówiły się, że pracownik odpracuje zwolnienie w ostatnim roboczym dniu września br., co też nastąpiło,

3) wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu czasu wolnego za godziny nadliczbowe.

Wszystkie formy były dopuszczalne, a ich konsekwencją jest w przypadku odpowiednio:

• pierwszym, prawo do wynagrodzenia zasadniczego obniżonego za 3 godziny oraz prawo do normalnego wynagrodzenia za 5 godzin nadliczbowych oraz do 5 dodatków,
   
• drugim, prawo do pełnego wynagrodzenia zasadniczego oraz za godziny nadliczbowe jak wyżej,
   
• trzecim, prawo do pełnego wynagrodzenia zasadniczego oraz normalnego wynagrodzenia i dodatków za nierozliczone 2 godziny nadliczbowe.