Termin oraz konsekwencje finansowe kompensowania pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym

1) Czy oraz w jaki sposób pracodawca powinien udzielać pracownikom czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym?

Zasady udzielenia czasu wolnego w zamian za nadgodziny są uzależnione od tego, czy czas wolny jest oddawany na wniosek, czy bez wniosku pracownika. Jeśli następuje to na wniosek pracownika, to za każdą przepracowaną godzinę nadliczbową pracownik ma prawo do jednej godziny wolnej (art. 151² § 1 K.p.). Wniosek powinien wskazywać termin, w którym pracownik zamierza taki czas wykorzystać. W tym wariancie nie ma żadnych ograniczeń czasowych, wobec czego może to nastąpić także po zakończeniu bieżącego okresu rozliczeniowego, jednak sam wniosek powinien do pracodawcy wpłynąć przed terminem wypłaty wynagrodzenia za bieżący miesiąc. Takie stanowisko zajmuje Główny Inspektorat Pracy (pismo z dnia 21 kwietnia 2009 r., znak: GPP-306-4560-32/09/PE/RP). Jak wyjaśnił GIP, termin złożenia wniosku jest uzależniony od rodzaju nadgodzin, w zamian za które czas wolny ma być udzielony, ponieważ w momencie, w którym wiadomo, że dana praca jest pracą w godzinach nadliczbowych, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za ten czas wraz ze stosownym dodatkiem. I tak o nadgodzinach dobowych wiadomo w dniu, w którym wystąpią, natomiast o nadgodzinach z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. W ocenie inspekcji wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny "dobowe" powinien zatem zostać złożony przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny te wystąpiły. W przeciwnym wypadku pracodawca wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc jest zobligowany do wypłaty dodatków za dodatkową pracę.

Zwracamy uwagę! Złożenie wniosku nie przesądza o udzieleniu wolnego, gdyż pracodawca nie jest nim związany. Może on narzucić pracownikowi inny termin odbioru czasu wolnego, który będzie dla niego dogodny. W takiej jednak sytuacji będzie to odmienny tryb kompensowania nadgodzin - bez wniosku pracownika - wymagający realizacji najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w którym nadgodziny wystąpiły. Pracodawca udziela wówczas czasu wolnego w stosunku 1,5 : 1 (art. 151² § 2 K.p.).

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. W październiku 2013 r. oprócz 184 godzin pracy rozkładowej przepracował 4 godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego w porze dziennej. Pracodawca był uprawniony jednostronnie udzielić pracownikowi w zamian za dodatkową pracę 6 godzin wolnych od pracy (4 godz. x 1,5) do końca października 2013 r. Inicjatywa w sprawie udzielenia czasu wolnego za tę pracę mogła też pochodzić od pracownika, który zdaniem GIP wniosek w tej sprawie powinien doręczyć pracodawcy przed wypłatą wynagrodzenia za październik. Wówczas za zgodą pracodawcy mógł ten czas odebrać także w kolejnych miesiącach kalendarzowych, w wymiarze analogicznym do przepracowanego, czyli 4 godziny.

Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia w miesiącu udzielania wolnego istotne znaczenie ma to, z czyjej inicjatywy to nastąpiło. Zgodnie z treścią art. 151² § 2 K.p., udzielenie pracownikowi bez jego wniosku czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, pomimo iż następuje w stosunku 1,5 : 1, nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia, jakie pracownik powinien otrzymać za przepracowanie w danym miesiącu pełnego wymiaru czasu pracy.

W praktyce problem stwarza ustalenie prawidłowej wysokości wynagrodzenia dla pracownika, któremu udzielono czasu wolnego na jego wniosek w innym miesiącu niż przepracowane nadgodziny. Wynika to z faktu, że za czas wolny nie przysługuje wynagrodzenie, brak jest bowiem jakichkolwiek uregulowań w tym zakresie. Natomiast jeżeli odbiór czasu wolnego następuje w tym samym miesiącu, w którym nadgodziny miały miejsce, to wynagrodzenie nie ulega żadnym zmianom, gdyż liczba godzin przepracowanych pozostaje na poziomie analogicznym do zaplanowanych (pracownik odbiera tyle godzin, ile przepracował). Dotyczy to przy tym zarówno pracowników wynagradzanych według stałej stawki miesięcznej, jak i wynagradzanych stawką godzinową.

Dodajmy, że niektórzy pracodawcy odeszli od comiesięcznego przeliczania wynagrodzeń o charakterze stałym miesięcznym, wypłacając w każdym miesiącu wynagrodzenie w tej samej wysokości, niezależnie kiedy odbierany jest czas wolny. Takie działanie w niektórych sytuacjach może prowadzić do bezpodstawnego obniżenia wysokości wynagrodzenia, co wynika z różnicy stawek, a ponadto uchybiać terminowi wypłat.

W celu rozwiania wątpliwości w zakresie sposobu wypłaty wynagrodzenia pracownikom korzystającym z czasu wolnego za nadgodziny stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy (pismo z 2005 r., znak: GNP-367-4560/05/PE). Jak wyjaśnił GIP: "Art. 151² K.p. reguluje wyłącznie alternatywną formę rekompensaty za pracę nadliczbową w stosunku do dodatku za pracę nadliczbową, o której mówi art. 151¹ K.p., czyli czas wolny od pracy. Jeżeli pracownik wykorzystuje czas wolny, wówczas nie przysługuje mu prawo do dodatku za pracę nadliczbową (art. 151² § 3 K.p.). Z art. 151² § 3 oraz art. 151¹ K.p. wynika, że w takiej sytuacji za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych przysługuje wyłącznie normalne wynagrodzenie.

Art. 151² K.p. reguluje zatem wyłącznie kwestie rekompensaty pracy nadliczbowej, nie regulując przy tym wynagrodzenia za czas wolny. Jedyny wyjątek dotyczy tylko przypadku, gdy czas wolny jest oddawany bez wniosku pracownika w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. W takiej sytuacji nie może to spowodować obniżenia należnego mu wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Oznacza to, że decydujące znaczenie przy rozstrzyganiu wynagrodzenia za czas wolny ma ogólna zasada z art. 80 K.p. Za czas wolny udzielony w zamian za pracę nadliczbową wynagrodzenie nie przysługuje, bo pracownik nie świadczy wtedy pracy, a nie ma przepisu, który gwarantowałby zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielany za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli zatem czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe. Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego.".

Pracodawca, o którym mowa w poprzednim przykładzie, z własnej inicjatywy udzielił pracownikowi za pracę nadliczbową 6 godzin wolnych do końca października 2013 r. Wskutek powyższego pracownik nie przepracował w tym miesiącu pełnego obowiązującego go wymiaru czasu pracy, który wynosił 184 godziny. Stosownie do art. 151² § 2 K.p. zachował jednak prawo do wynagrodzenia za wszystkie godziny rozkładowe.

Gdyby czas wolny został udzielony w kolejnym miesiącu kalendarzowym, na wniosek pracownika, otrzymałby on za październik wynagrodzenie za pełny wymiar oraz normalne wynagrodzenie za 4 godziny dodatkowej pracy, a za listopad 2013 r. wynagrodzenie za 148 godzin pracy (152 godz. nominalny czas pracy - 4 godz. wolne za nadgodziny).

Zwracamy uwagę! Odmiennie rozwiązanie w kwestii terminu wypłat wynagrodzenia za dodatkową pracę przedstawił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09, OSNP 2011/15-16/200). W uzasadnieniu potwierdził, że pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony w zamian za przepracowane nadgodziny, a jedynie posiada prawo do wynagrodzenia za te godziny. Stwierdził jednak, że wynagrodzenie to może zostać wypłacone w terminie, w którym pracodawca udziela pracownikowi czasu wolnego.

Powyższy wyrok zapadł jednak w sprawie pracownika wykonującego pracę m.in. poza granicami kraju i brał pod uwagę różnicę stawek oraz fakt wypracowania znacznej ilości nadgodzin, co mogło doprowadzić do braku jakichkolwiek dochodów z pracy w miesiącach odbierania czasu wolnego. Praktycznie rzecz biorąc, dochody te byłyby jednak już wypłacone (w miesiącach wystąpienia pracy nadliczbowej), zatem trudno mówić o ich "braku".

2) Czy pracownik odbierający czas wolny za godziny nadliczbowe na swój wniosek zachowuje gwarancję wynagrodzenia minimalnego?

Tak. Zdaniem większości autorów odebranie wolnego za godziny nadliczbowe na wniosek pracownika nie może spowodować spadku wynagrodzenia poniżej poziomu minimalnego. Jak stanowi art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. nr 200, poz. 1679 z późn. zm.) wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przypadki, w których pracodawca jest zobowiązany uzupełnić wynagrodzenie pracownika do poziomu minimalnego wskazano w art. 7 powołanej ustawy. Następuje to m.in. wówczas, gdy wynagrodzenie nie osiąga wysokości minimalnej z uwagi na rozkład czasu pracy w danym miesiącu. W omawianej sytuacji ustalenie wysokości wynagrodzenia pracownika poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę byłoby konsekwencją zmiany rozkładu czasu pracy spowodowanej udzieleniem czasu wolnego za nadgodziny. Pracownik nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji takiego stanu rzeczy, nawet jeżeli zrekompensowanie pracy w nadgodzinach czasem wolnym nastąpiło na jego wniosek. Należy mieć bowiem na uwadze, że sama praca ponadnormatywna została podjęta na polecenie pracodawcy.