Kompensata godzin nadliczbowych w przedłużonym okresie rozliczeniowym

W firmie wprowadziliśmy 12-miesięczny okres rozliczeniowy. Czy za przekroczenia dobowe oraz pracę w dniu wolnym, które miały miejsce na początku okresu, możemy udzielić czasu wolnego w ostatnim jego miesiącu? Jak zapłacić za tę pracę?

Pracodawca może kompensować pracę ponadnormatywną czasem wolnym do końca okresu rozliczeniowego, a więc także w ostatnim jego miesiącu, a w razie gdy z wnioskiem w sprawie przekroczeń dobowych wystąpi pracownik, nawet później. Normalne wynagrodzenie za dodatkowe godziny należy jednak wypłacić razem z uposażeniem za miesiąc, w którym praca ta wystąpiła.

Długość okresu rozliczeniowego nie ma wpływu na sposób rozliczania godzin nadliczbowych (zarówno dobowych, jak i średniotygodniowych). Zasady są zawsze takie same. Dodatki za nadgodziny dobowe wypłaca się z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym wystąpiły, a średniotygodniowe z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu. Pracę tę jednak można, a niekiedy należy, skompensować czasem wolnym.

Przekroczenia dobowe

Zamiast wypłaty dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych z przekroczenia dobowej normy (przedłużonego dobowego wymiaru) czasu pracy, na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy może być udzielony czas wolny. Wówczas w miesiącu, w którym doszło do przekroczenia, wypłaca się jedynie normalne wynagrodzenie za dodatkową pracę (bez dodatku), z kolei w miesiącu odbioru czasu wolnego, w zależności od tego z czyjej inicjatywy nastąpił "zwrot w naturze", pełne wynagrodzenie albo wynagrodzenie za liczbę godzin faktycznie przepracowanych (nominał pomniejszony o czas wolny).

W przypadku udzielania czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy przyjęto następujące zasady:

• musi to nastąpić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych,
   
• nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 151² § 2 K.p.).

W przypadku gdy o czas wolny wnioskuje pracownik, granica czasowa nie jest przewidziana. Nie ma też gwarancji pełnego wynagrodzenia.

Pracownik jest zatrudniony w normach podstawowych w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym, za wynagrodzeniem określonym stawką w wysokości 15 zł/godz.

W lutym 2014 r. kilkakrotnie zostawał po godzinach, w wyniku czego przepracował 12 godzin nadliczbowych. W zamian za te godziny pracodawca z własnej inicjatywy udzieli pracownikowi czasu wolnego w grudniu 2014 r. Pracownik otrzymał jednak za luty 2014 r. wynagrodzenie uwzględniające wszystkie przepracowane w tym miesiącu godziny, tj. 2.580 zł [(160 godz. + 12 godz.) x 15 zł].

W grudniu 2014 r. pracownikowi zostanie wypłacone wynagrodzenie za pełny wymiar czasu pracy, pomimo iż z powodu udzielenia czasu wolnego, liczba przepracowanych godzin będzie o 18 godzin niższa (1,5 x 12 godz.).

Gdyby w zaprezentowanym przykładzie o czas wolny w zamian za godziny nadliczbowe wystąpił pracownik, to godziny te mógłby "odebrać" w dowolnym czasie, także po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w proporcji 1:1, czyli 12 godzin. Wynagrodzenie za luty 2014 r. powinno być wówczas analogiczne jak w przykładzie, natomiast za miesiąc "odbioru" czasu wolnego pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za liczbę godzin faktycznie przepracowanych (o 12 godzin mniej).

Przekroczenia średniotygodniowe

Odrębny typ nadgodzin stanowią przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Do tej grupy zalicza się wszystkie nadgodziny, które nie naruszają normy dobowej, ale stanowią dodatkową pracę, powodującą przekroczenie 40 godzin przeciętnie na tydzień (w praktyce przekroczenie obowiązującego w danym okresie wymiaru). Takie przekroczenia generuje m.in. praca w dniu wolnym od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu roboczym (standardowo do 8 godz.) nieskompensowana innym dniem wolnym od pracy. Wyjaśniamy przy tym, że zasadniczo za tę pracę należy udzielić innego dnia wolnego. Przepisy nie przewidują tu żadnej alternatywy i jedynie praktyka pokazuje, że czasem jest to niemożliwe.

Także w tym przypadku normalne wynagrodzenie za dodatkową pracę powinno być wypłacone łącznie z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym dodatkowa praca wystąpiła. Powyższe wynika z art. 80 oraz art. 85 § 1 K.p. W myśl powołanych regulacji za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie, które wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. W tej sytuacji w miesiącu odbioru dnia wolnego wynagrodzenie będzie odpowiednio niższe, bo za godziny przepracowane.

Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu oraz dodatkowe założenie, że pracownik przepracował jeszcze 8 godzin w jedną z wolnych dla niego sobót. W zamian za tę pracę otrzyma w grudniu 2014 r. inny dzień wolny od pracy. W tej sytuacji za luty 2014 r. wypłacono mu 2.700 zł [(160 godz. + 12 godz. + 8 godz.) x 15 zł], natomiast w grudniu 2014 r. otrzyma wynagrodzenie za nominał pomniejszony o 8 godzin.

Zwracamy uwagę! Nieudzielenie za pracę w dniu wolnym innego dnia wolnego grozi sankcjami z art. 281 K.p., chyba że pracodawca wykaże brak możliwości kompensaty w naturze (np. na skutek choroby pracownika, czy braku porozumienia co do terminu udzielenia dnia wolnego).

Jak wyjaśniał Główny Inspektorat Pracy (pismo z dnia 21 kwietnia 2009 r., znak: GPP-306-4560-32/09/PE/RP) jeżeli wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny "dobowe" nie zostanie złożony przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny te wystąpiły, albo nie zostanie wydane polecenie pracodawcy w tej sprawie, wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc należy wypłacić dodatki. Jak argumentował GIP: "(…) godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem. (…)". Z jego wypłaty zwalnia decyzja o udzieleniu czasu wolnego.