Ewidencja czasu pracy kierowcy

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców po zmianach obowiązujących od 1 stycznia br.? Jaki wpływ na zakres tej dokumentacji ma fakt zatrudnienia kierowcy w zadaniowym czasie pracy? Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy, jeśli prowadzi ewidencję w formie plików pobranych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy?

Elementy ewidencji czasu pracy zostały wyliczone w § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Poza samą ewidencją czasu pracy rozporządzenie nakazuje przechowywanie wraz z indywidualną kartą wniosków pracownika: o zgodę na wyjście prywatne w godzinach pracy, o zwolnienie w celu opieki nad dzieckiem w wieku do 14. roku życia, o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy lub weekendowego czasu pracy, o stosowanie ruchomego czasu pracy z art. 140¹ § 1 lub § 2 K.p. Pracodawca musi ponadto przechowywać dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, uzgodnieniem terminu odbioru dnia wolnego za pracę w dniu wolnym udzielonym w związku z planowaniem pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach, wykonywaniem pracy w nadgodzinach lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami w gotowości do pracy.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji
pracowniczej dostępne jest w serwisie
www.przepisy.gofin.pl

W związku z tymi stosunkowo nowymi regulacjami pojawia się pytanie, jak wpływają one na zasady ewidencjonowania czasu pracy kierowców? Ustawodawca dopuszcza bowiem prowadzenie ewidencji czasu pracy przedstawicieli tej grupy zawodowej na jeden z pięciu sposobów. Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.) ich ewidencja czasu pracy może przybrać formę:

zapisów na wykresówkach,
wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, bądź
rejestrów opracowanych na podstawie ww. dokumentów.

W praktyce oznacza to, że obowiązek dostosowania ewidencji czasu pracy kierowców do wymogów wynikających z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej dotyczy tych przewoźników, którzy prowadzą ją w formie rejestrów opracowanych w oparciu o dane z wykresówek, karty kierowcy i tachografu cyfrowego, lub np. kart drogowych dokumentujących czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności. Taki rejestr to nic innego, jak indywidualna karta ewidencji czasu pracy, w której pracodawca musi ująć wszystkie elementy wymagane przez ww. rozporządzenie. W porównaniu do wcześniej obowiązujących przepisów, ewidencja musi zostać uzupełniona o godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (odpowiednio dyżuru - ze wskazaniem miejsca jego pełnienia).

Wyjątek od tych zasad dotyczy kierowców zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy (podobnie otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej). Zgodnie z art. 25 ust. 1a ustawy o czasie pracy kierowców, w stosunku do ww. kierowców nie ewidencjonuje się godzin pracy. W praktyce oznacza to, że ewidencja prowadzona dla takiego kierowcy w formie rejestru opracowanego w oparciu o dane z tachografu i karty kierowcy może ograniczyć się do wskazania dni pracy, rodzajów dni wolnych oraz wszelkich usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy nie zwalnia jednak pracodawcy z obowiązku przechowywania wraz z nią dokumentów wymienionych w § 6 pkt 1 lit. b, c i d rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Omawiane zmiany nie wywierają wpływu na zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców w formie wykresówek, danych (lub ich wydruków) z tachografu cyfrowego i karty kierowcy oraz np. kart drogowych. Jeśli pracodawca zdecyduje się nadać walor ewidencji czasu pracy plikom pobranym z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, nie przetwarza ich zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, lecz przechowuje w formacie źródłowym. Musi on oczywiście uzupełnić tę dokumentację o pozostałe wnioski, dokumenty i zgody pracownika, o których mowa w § 6 pkt 1 lit. b, c i d rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie niezależnie od formy prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dla każdego z nich odrębnej ewidencji nieobecności w pracy z podziałem na ich rodzaj i wymiar (art. 25 ust. 1b ustawy o czasie pracy kierowców). Powinna ona zawierać dane o nieobecnościach, za które pracodawcy wystawiają kierowcom zaświadczenia na podstawie art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców, stanowiąc ciągłość z danymi zarejestrowanymi przez tachograf (lub na karcie drogowej).

To oraz prowadzenie ewidencji w formie plików pobranych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy powoduje, że pracodawca trzykrotnie przedłuża okres przechowywania dokumentów pozwalających na ukaranie go za naruszenia czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw i okresów odpoczynku przez kierowców.

Ważne: Dane z tachografu i karty kierowcy (podobnie jak wykresówki) przechowuje się przez 12 miesięcy od daty zapisu, natomiast nadając im walor ewidencji czasu pracy pracodawca automatycznie przedłuża okres ich przechowywania do 3 lat (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców).

Tu również pojawiła się pewna kontrowersja, gdyż w przypadku pozostałych pracowników art. 94 pkt 9b K.p. nakazuje przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawa o czasie pracy kierowców, choć przewiduje krótszy okres przechowywania ewidencji czasu pracy, jako lex specjalis względem norm Kodeksu pracy korzysta tu jednak z pierwszeństwa stosowania, więc przewoźnik naszym zdaniem nie może zostać ukarany za usuwanie ewidencji czasu pracy po 3 latach od zakończenia ujętego w niej okresu.

Pracodawca prowadzący dla kierowcy zatrudnionego w systemie zadaniowym ewidencję czasu pracy w formie danych z tachografu i karty kierowcy nie wykorzystuje możliwości wynikających z tego systemu, gdyż przechowuje pełne dane o czasie pracy kierowcy (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy, okresy korzystania z przerw w jeździe, odpoczynków dziennych, tygodniowych itp.). Takiej ewidencji nie można pozbawić informacji o godzinach pracy - wymagałoby to zmiany formy jej prowadzenia na rejestr opracowany na podstawie plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego. Jeśli pracodawca nie zdecyduje się na takie rozwiązanie, lepszym wyjściem byłaby zmiana systemu czasu pracy z zadaniowego na równoważny, który przy przewozach rzeczy lub okazjonalnym przewozie osób nie wymaga układania dla kierowcy grafików (art. 11 ust. 2a w związku z art. 15 ust. 6 ustawy o czasie pracy kierowców). Dzięki temu pracodawca uniknie kłopotliwego formułowania przydziału zadań przewozowych oraz zyska możliwość oficjalnego wpływu na rozkład pracy kierowcy w okresie wykonywania poszczególnych zadań przewozowych - gdyż w ramach systemu zadaniowego te kwestie pozostają w gestii samego kierowcy (art. 17 ustawy o czasie pracy kierowców).

Zwracamy uwagę! Wzór ewidencji czasu pracy dostępny jest na stronie internetowej www.druki.gofin.pl.